Alle Jahre wieder das Laster mit den Lieferantenerklärungen

Von Janine Lampprecht | 3. Dezember 2021 | 5 Minuten Lesezeit

Das Jahresende naht und somit auch die Zeit, in der du dich wieder mit den Lieferantenerklärungen beschäftigen musst. Das Nervige daran ist, meist kommt es geballt, die Kunden scharren schon mit den Hufen, aber die Lieferanten sind noch nicht so weit, und du mittendrin. Wenn dann nicht noch diese ganzen Formvorschriften zu beachten wären. Jedes Jahr das gleiche Laster beim Anfordern, Kalkulieren und Ausstellen der Präferenznachweise.

Hast du dir schon mal überlegt, wie viel Zeit im Unternehmen eingespart wird, wenn Ihr konsequent keine Präferenznachweise ausstellen würdet? In einigen Fällen würde das sogar Sinn machen. Wichtig ist hierbei, eine gute und valide Entscheidungsvorlage und Strategie.

In unserem Beitrag wollen wir dir drei Tipps geben, wie du die Vorweihnachtszeit überstehst, ohne unter dem Berg der Lieferantenerklärungen begraben zu werden.

 

TIPP 1: Strategie für die Ausstellung von Präferenznachweisen, was stelle ich aus?

Viele Unternehmen nehmen alle Anforderungen von Kunden auf und stellen damit auch alle Lieferantenerklärungen aus, was zu einem sehr großen Aufwand im Unternehmen führt. Je nach Größe und digitaler Prozessreife werden sogar noch Briefe mit der Post versendet. Wenn ich für alle Kunden jeglichen Präferenznachweis ausstelle, bedeutet das im Regelfall auch, dass ich für viele Produkte ordentliche Präferenzkalkulationen erstellen oder Lieferantenerklärungen bei meinen Lieferanten anfordern muss.

Ein Tipp von uns ist zu prüfen, was kann ich mit geringem prozessualem Aufwand erstellen und wo lohnt es sich. Hersteller können, zum Beispiel, auch für Ihre fertigen Produkte Nachweise ausstellen, weil man für den Staubsauger mit einfachen organisatorischen Mitteln einen Präferenznachweis dokumentieren und ausstellen kann. Bei den Ersatzteilen, die eingekauft wurden und einen geringen Wert haben, ist der Präferenznachweis beim Lieferanten anzufragen, zu prüfen und aufwendiger zu dokumentieren.

Die Entscheidung könnte heißen, für Endprodukte Nachweise ausstellen, aber für Ersatzteile nicht. Bei anderen Unternehmen kann die Strategie schon wieder eine andere sein. Hier muss der unternehmerische Aufwand im Verhältnis zum Nutzen betrachtet werden. Daher ist in der strategischen Aufarbeitung zu prüfen: Wie viel Aufwand macht der Prozess intern und was bringt mir den größten Nutzen durch Wettbewerbsvorteile oder Kundenbindung? Viele Unternehmen glauben, dass sie zur Ausstellung von Lieferantenerklärungen rechtlich verpflichtet sind? Gesetzlich sind sie es nicht. Bei entsprechender Vereinbarung kann aber eine vertragliche Pflicht bestehen. Du musst daher deine Vereinbarungen mit dem Kunden genau prüfen, und auf der anderen Seite mit dem Lieferanten ebenfalls im Vorfeld klären, ob er einen Präferenznachweis ausstellen kann. Ziel ist also, dass du in der richtigen Strategie bewusst entscheidest, in welchen Fällen du eine Lieferantenerklärung ausstellst, und in welchen Fällen du es bleiben lässt, weil die prozessualen Aufwände intern zu hoch sind und der Nutzen im Vergleich zu gering. Wenn du hier Klarheit hast, kannst du prüfen, wie du die verbleibende Arbeit vereinfachen kannst.

 

TIPP 2: Prozesse beim Ausstellen, Kalkulieren und Anfordern optimieren und digitalisieren

In unseren Schulungen zum Thema Lieferantenerklärungen, fangen wir häufig an mit: „Selbst, wenn du nach der Schulung fachlich ein Experte bist, werden dir im Unternehmen die Diskussionen mit Kunden und Lieferanten nicht erspart bleiben“. Lieferantenerklärungen sind ein Schnittstellenprozess zu externen Beteiligten. Falls der Inhalt deiner Lieferantenerklärung nicht oder nicht mehr stimmt, musst du deinen Kunden darauf hinweisen und die ausgestellte Lieferantenerklärung korrigieren oder widerrufen. Je nach Fall rückwirkend oder für die Zukunft, für einzelne Waren oder generell. Das betrifft vor allem Langzeit-Lieferantenerklärungen.

Aber auch Lieferantenerklärungen, die von deinen Lieferanten gesendet werden, müssen auf Richtigkeit geprüft und vielleicht wieder erneut angefordert werden. Das kostet viel Zeit. Es geht also viel Zeit verloren in Diskussionen mit Kunden und Lieferanten über das lästige Formblatt. Lieferantenerklärungen sind keine öffentlichen Urkunden und bilden daher sowohl beim Ausstellen als auch beim Anfordern Potenzial zur Digitalisierung. Je nach Umfang kann eine Software Sinn ergeben.

Du kannst Kollegen in deinem Bereich aus Einkauf und Vertrieb schulen, und FAQs zum Thema Präferenzen und dem Umgang damit in eurem Unternehmen erstellen. Das können die Abteilungen dann in der Kommunikation mit externen Partnern verwenden. Vielleicht reduzieren sich hier schon Fragen.  Wenn du internes Wissen zum Thema verteilst, dann reduziert sich unnötige Diskussionszeit. Weiterhin kannst du überlegen, mit entsprechenden Vorlagen zu arbeiten und nicht jedes Musterblatt deines Kunden oder Lieferanten anzunehmen. Ein weiterer Zeitfresser im Ablauf sind die Ansprechpartner, die eine Anforderung zur Ausstellung einer Lieferantenerklärung erhalten. Wenn du diese sauber recherchierst, dann erhältst du schneller Rückmeldung zu deinen Anfragen, und du hast schneller alle Papiere beisammen für das kommende Jahr.

 

TIPP 3: Fachliche Fitness

Wenn du selbst genau über das Thema Lieferantenerklärungen Bescheid weißt, dann kannst du deinem Vorgesetzten leichter die Herausforderungen erklären, und von Kunden kommen weniger Reklamationen. Daher hier noch mal die wichtigsten fachlichen Punkte, die du beachten solltest: Eine zu Unrecht ausgestellte Lieferantenerklärung kann steuerrechtliche, zivilrechtliche oder bußgeldrechtliche Konsequenzen haben. Du kannst als ermächtigter Ausführer sogar deine zollrechtliche Bewilligung verlieren. Deshalb ist es wichtig, dass du die präferenziellen Ursprungsregeln aus den jeweiligen Präferenzabkommen deiner Kunden im Zielland auch tatsächlich kennst und diese dann auch belegen kannst. Unter www.wup.zoll.de kannst du die jeweiligen präferenziellen Ursprungsregeln für das gesuchte Länderpräferenzabkommen recherchieren. Du solltest also deine Verarbeitungslisten prüfen und eine Präferenzkalkulation erstellen. Beachte dabei auch, dass du dich an die Formvorschriften hältst. Für die Lieferantenerklärung ist der Text in allen EU- Sprachen verbindlich vorgeschrieben, beginnend mit dem Wort „Erklärung“. Die Zollbehörden prüfen stichprobenweise die Echtheit und Richtigkeit der Lieferantenerklärungen, die ein wichtiges Element in der lückenlosen Nachweiskette vom Herstellungsvorgang in der EU bis hin zum Export aus der EU darstellen. Die rechtmäßige Ausstellung von Lieferantenerklärungen durch Hersteller oder Zwischenhändler ist an umfangreiche Voraussetzungen gebunden, die vor der Ausstellung geprüft und revisionssicher dokumentiert werden müssen. Bei einer Langzeit- Lieferantenerklärung handelt es sich um eine einmalige Erklärung, die auch weitere Lieferungen derselben Ware abdeckt und für einen Zeitraum von maximal zwei Jahren gültig ist. Üblich ist die unterjährige Ausstellung für das laufende Kalenderjahr, es sind aber auch alle anderen Gestaltungen möglich. Die rückwirkende Ausstellung ist auf ein Jahr beschränkt. Falls die Lieferung länger als ein Jahr ab dem Ausstellungsdatum zurückliegt, können nur Einzel-Lieferantenerklärungen verwendet werden.

Eine Lieferantenerklärung ist auch nach Ablauf der Gültigkeitsperiode noch ein gültiger Nachweis für die jeweils erfassten Waren. Maßgeblich ist hier der Lieferzeitpunkt. Zum Beispiel: Im März 2021 soll Ware mit einem Präferenznachweis exportiert werden. Diese Ware ist im Jahr 2020 beim Unternehmen eingegangen. Die Präferenz muss mit der Langzeit- Lieferantenerklärung, Gültigkeitsperiode 2020, nachgewiesen werden. Eine Lieferantenerklärung für die Periode 2021 wäre hier wegen des Wareneingangs 2020 nicht maßgeblich. Bei Lieferantenerklärungen handelt es sich vor allem um Informations- und Nachweispapiere, die ein endgültiger Nachweis über den Präferenzursprung von Waren sein können. Im Übrigen sind Lieferantenerklärungen aber auch der vorgeschriebene, und nach den Vorgaben der Durchführungsverordnung des Unionszollkodex (UZK-DVO) einzige existierende Nachweis in der zu dokumentierenden Kette von der ursprungsbegründenden Be- oder Verarbeitung, bis zur Ausstellung eines förmlichen Präferenznachweises bei der Ausfuhr.

Eine richtige Erklärung sicherzustellen, setzt also voraus, dass du und deine Mitarbeiter sich bestens auskennen mit Präferenzabkommen, mit gültigen Vorpapieren, Draw-Back, Kumulation, Einreihung usw. Häufige Fehler, die in Unternehmen passieren sind beispielsweise Abgabe ohne vorangegangene Prüfung, Ermittlung der falschen Zolltarifnummer, verschiedene Ursprungsländer in einer Erklärung, oder eine fehlende oder unvollständige Warenbeschreibung.

Wichtig ist also, dass du fachlich auf dem Laufenden bleibst, deine Prozesse ständig hinterfragst und optimierst, und die Klarheit hast, in welchen Fällen eine Lieferantenerklärung auch wirklich Sinn für dein Unternehmen macht. Wenn du Hilfe und Unterstützung brauchst, schau doch gerne bei unseren Webinaren vorbei. Wir freuen uns auf Dich!



Zurück zur Übersicht