Ausfuhranmeldung: Make or Buy? So triffst du die richtige Entscheidung

Von Janine Lampprecht | 2. März 2021 | 5 Minuten Lesezeit

Der Auftrag ist da, und jetzt muss die Ware nur noch schnell versendet werden – wenn da nicht noch die Ausfuhranmeldung wäre.

Vielleicht kennt ihr das: Es muss schnell gehen, und dann fehlt noch das Gewicht, die Zolltarifnummer oder sogar die Rechnung. Mit der Ausfuhrzollanmeldung müssen alle notwendigen Informationen an die Zollbehörden korrekt übermittelt werden. Ansonsten riskiert ihr Rückfragen und vermeidbare Lieferverzögerungen. Wenn du nicht täglich eine Zollanmeldung vornimmst, kostet es immer wieder Zeit und Konzentration, alle Daten ordentlich an der richtigen Stelle einzutragen.

Die Basics der zolltarifnummer

Du weißt, was in deinem Paket ist. Der Zoll will es auch wissen – und hier kommt die Zolltarifnummer ins Spiel. In unserem Leitfaden findest du alles, was du über die wohl wichtigste Nummer im Zollverfahren wissen musst.

Grund genug, sich immer mal wieder die Frage zu stellen: Muss ich das eigentlich selbst machen, oder ist es günstiger und sicherer, wenn ein Dienstleister die Anmeldung für mich übernimmt?

Wann brauche ich eigentlich eine Ausfuhranmeldung? Grundsätzlich ist für die Ausfuhr von Waren in ein Drittland über einem Wert von 1000 € eine Zollanmeldung erforderlich. Seit dem 1. Juli 2009 erfolgt die Anmeldung elektronisch, und zwar mit Hilfe des digitalen Zollabwicklungssystems ATLAS. Um diese ATLAS-Schnittstelle zu nutzen, gibt es entweder die Möglichkeit, das kostenlose Tool der Zollverwaltung zu verwenden (IAA PLUS). Alternativ gibt es auch viele Softwareanbieter, die günstige Pakete anbieten und ebenfalls über eine ATLAS-Schnittstelle verfügen.

Wir verraten dir, worauf es bei der Ausfuhranmeldung ankommt und welche Kriterien entscheiden, ob du sie selbst machen oder extern vergeben solltest.

Make or Buy: die wichtigsten Entscheidungskriterien

Es gibt verschiedene Situationen, in denen du vielleicht eine Entscheidung treffen musst.
Dein Unternehmen wächst und ihr erobert Märkte außerhalb der EU? Langjährige Mitarbeiter sind plötzlich nicht mehr im Unternehmen? Dein Unternehmen befindet sich in der Umstrukturierung? Es müssen komplexe Zollverfahren abgebildet werden, zu denen ihr nicht das notwendige Know-how habt?

Solche Fragen sind wichtig für die Entscheidung, selbst eine Zollanmeldung vorzunehmen oder diesen Arbeitsschritt an einen externen Dienstleister abzugeben. Denn diese Entscheidung sollte nicht aus dem Bauch heraus getroffen werden.

Wie viel Know-how hast du im Unternehmen?

Entscheidend bei dieser Frage ist, über wie viel Zollwissen du selbst und deine Mitarbeiter verfügen. Deshalb solltest du dir als Erstes einen Überblick verschaffen, wer in deinem Unternehmen die Ausfuhranmeldung am besten durchführen könnte. Wichtig ist auch zu beachten, wie viel Zeit für die Beschaffung der Informationen und die Anmeldung benötigt wird. Hatte dein Unternehmen noch nichts mit Zoll am Hut und ihr benötigt beträchtliche Zeit, um euch zollrelevantes Wissen anzueignen? Dann seid ihr vielleicht besser damit bedient, einen Zolldienstleister zu engagieren.

Wichtig wäre dann, sich trotzdem der Verantwortung bewusst zu sein und den Dienstleister entsprechend anzuweisen. Für die korrekte Ausfuhranmeldung und für Rückfragen vonseiten der Zollverwaltung bist in der Regel immer noch du als Unternehmer verantwortlich.

Das heißt: Grundwissen über Abläufe und Daten, die erforderlich sind, braucht ihr trotzdem. Das spart am Ende auch Rückfragen und damit Zeit, die ihr ggf. noch zusätzlich bezahlen müsstet. Auch die Wahl des richtigen Dienstleisters ist relevant. Wenn du selbst nur wenig Know-how hast, solltest du dir jemanden an deine Seite holen, der über Wissen und Erfahrung auf diesem Gebiet verfügt.

Es kann aber auch eine strategische Entscheidung sein, das Know-how intern aufzubauen und selbst die Anmeldungen vorzunehmen. Es kommt hier auch auf die Komplexität und Vielfalt der Vorgänge an, die zu erledigen sind. Der Vorteil bei eigenen Ressourcen sind meist kürzere Wege bei Rückfragen.

Ruht die Verantwortung der Zollanmeldungen auf den Schultern einer Person, solltest du dir Gedanken über einen Plan B im Falle einer Krankheit oder eines Urlaubs machen. Auch hier kann man entsprechende Vertretungsregelungen extern abdecken.

Wie komplex sind deine Ausfuhranmeldungen?

Um die richtige Entscheidung für dein Unternehmen zu treffen, solltest du dir auch im Klaren darüber sein, wie komplex deine Anmeldungen sind. Beinhalten deine Ausfuhranmeldungen besondere Verfahren, wie z.B. aktive und passive Veredelung? Dann solltest du wieder Punkt 1 im Blick behalten und evaluieren, ob du über das nötige Know-how verfügst, um komplexere Verfahren korrekt anzumelden und zu organisieren nachzuhalten.

Außerdem ist es von Bedeutung, ob es sich bei der Anmeldung um unterschiedliche Sachverhalte handelt oder wiederholt um dasselbe Verfahren, wie z.B. die Ausfuhr von den gleichen Waren, die immer wieder an den gleichen Kunden gehen. Bei einfacheren oder sogar sich wiederholenden Anmeldungen könntest du davon profitieren, ein Anmeldungsmuster zu erstellen und dieses dann lediglich jeweils an die einzelnen Aufträge anzupassen.

Was kostet am Ende mehr?

Wie du dir vielleicht schon denken kannst, spielt das Thema Kosten auch eine entscheidende Rolle. Es ist daher ratsam, eine Aufstellung der möglichen Kosten zu erstellen und diese dann miteinander zu vergleichen. Häufig werden hier die Faktoren Zeit und Mitarbeitergehalt ausgeblendet, was zu verzerrten Zahlen führt. Dabei kannst du hier selbst vergleichen: Wie viel würde es kosten, einen Mitarbeiter in Sachen Ausfuhranmeldungen regelmäßig zu schulen und diese Arbeit selbst zu übernehmen? Und wie hoch wären im Vergleich dazu die Outsourcing-Kosten für einen Zollprofi? Was bekommst du von einem externen Partner an zusätzlichen Dienstleistungen?

Hier lohnt es sich, Preise und Leistungen zu vergleichen, die ihr von externen Unternehmen erhaltet. Ein wesentlicher Faktor sind die zusätzlichen Leistungen, was aus unserer Sicht häufig mit dem Know-how des externen Partners korreliert. Eine reine Zollagentur unterstützt auch mit fachlichem Know-how und weist auf mögliche Einspar- und Optimierungs-Potenziale hin, während für Spediteure das Thema Zollabwicklung nicht zwingend ein Fachgebiet sein muss.

Wie viele Anmeldungen habt ihr im Monat?

Wie oft werden Zollanmeldungen bei euch im Unternehmen erstellt? Zehnmal im Monat, mehrmals im Jahr oder doch mehrmals in der Woche? Nicht zuletzt hängt die Entscheidung hinsichtlich einer möglichen Vergabe der Zollanmeldung auch davon ab, wie oft du dich damit auseinandersetzt. Generell gilt: Wenn du über wenig Wissen im Zollbereich verfügst und es sich um einzelne Aufträge handelt, kann es sich auszahlen, einen Zolldienstleister zu engagieren. So sparst du nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern gewährleistest auch Regelkonformität. Stehen Ausfuhranmeldungen jedoch häufig auf deiner Tagesordnung, zahlt es sich langfristig höchstwahrscheinlich aus, den Anmeldungsprozess intern abzuwickeln.

Sollte die Anzahl der Anmeldungen so stark steigen, dass du neue Mitarbeiter suchen müsstest, kann wieder eine Entscheidung notwendig sein: Wie viel Flexibilität benötigen wir? So kann man auch bestimmte Anmeldungen betriebsintern vornehmen und andere über einen Dienstleister abwickeln lassen. Hier empfiehlt sich allerdings eine klare Definition, wer wann was zu tun hat. Denn sonst droht ein Abstimmungschaos.

Zu guter Letzt noch ein Tipp: Welche wesentlichen Daten brauchst du für eine Ausfuhranmeldung?

Wie so oft in der Zollwelt ist auch bei der Ausfuhranmeldung ein qualitativ hochwertiges Datenmanagement unerlässlich. Die von dir gepflegten Stammdaten entscheiden darüber, ob das Ausfuhrverfahren reibungslos verläuft. Bei fehlenden oder falschen Informationen kann es sein, dass deine Lieferung im Zoll hängenbleibt.

Unabhängig davon, ob du dich dazu entscheidest, deine Anmeldungen selbst in die Hand zu nehmen, oder einen Dienstleister zu Rate ziehst, benötigst du für eine vollständige Ausfuhranmeldung einige Stammdaten zu deinem Unternehmen, die man teils auch dauerhaft hinterlegen kann, sowie entsprechende Informationen zu den betroffenen Artikeln.

So brauchst du die EORI-Nummer der beteiligten Personen (Zollanmelder und ggf. Vertreter), und du solltest einen Überblick über die Bewilligungen deines Unternehmens haben.

Artikelbezogen in den Stammdaten vorhandene Informationen sind in der Regel die Zolltarifnummer, die Warenbezeichnung, das Ursprungsland sowie Codierungen. Tipps, wie du die Qualität deiner Stammdaten sicherstellst, findest du in unserem Beitrag über Stammdaten und Digitalisierung.

Je nach Sendung können dann Bestimmungsland, benötigte Genehmigungen, Incoterms und Handelsrechnung variieren.

Unser Fazit: Entscheide auch bei der Ausfuhranmeldung nach den Bedürfnissen deines Unternehmens

Wir wollen Lieferungen ohne Ärger, Verzögerungen und so effizient wie möglich. Die Ausfuhranmeldung hat das Potenzial, genau das zu torpedieren.

Ob du dich nun für „Make“ oder „Buy“ entscheidest, hängt ganz von deinem unternehmensinternen Wissen, deinen Ressourcen und deiner Auftragsart und -häufigkeit ab. Wir können dich bei der transparenten Aufbereitung der Faktoren unterstützen, die Entscheidung liegt jedoch immer bei dir. Denn jedes Unternehmen tickt anders – und hat andere Philosophien hinsichtlich externer Dienstleister, Risikominimierung, Kostensenkungen usw. Weitere Tipps zur Ausfuhranmeldung findest du auch beim Zoll direkt . 

Quellen: Zoll.de, IHK Pfalz



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