Der Zollprüfer kommt- in der Ruhe liegt die Kraft! Wie du gelassen bleibst und optimal vorbereitet bist

Von Janine Lampprecht | 1. April 2022 | 5 Minuten Lesezeit

„Sehr geehrte Damen und Herren, in der Anlage übersende ich Ihnen die Anordnung zur Zollprüfung“ Das Schreiben des Hauptzollamtes mit der Prüfungsanordnung, an die empfangsbevollmächtigte Person in deinem Unternehmen- kein Grund in Panik zu geraten. Erstmal ist es wichtig, dass du die Prüfungsanordnung sorgfältig durchliest, um was es eigentlich genau geht. Wir erleben oft, dass Unternehmen dann erstmal in Panik verfallen, obwohl sie eigentlich gut aufgestellt sind. Es gibt auch die anderen Fälle, also man ist für eine Prüfung überhaupt nicht gerüstet und hat seine Verantwortung in den letzten Jahren schleifen lassen (aber davon gehen wir jetzt mal nicht aus 😉)

Grundsätzlich wird jedes am Außenwirtschaftsleben beteiligte Unternehmen irgendwann mal mit dem Thema Prüfung konfrontiert. Je nach Umfang und Risiko wirst du öfter oder weniger oft besucht. Grundsätzlich gilt, je mehr Eigenverantwortung und Freiheit du bekommst, desto mehr Pflichten hast du auch.

Wichtig ist, dass du verstehst, um welche Art der Prüfung es sich handelt und wie du dich darauf vorbereiten kannst. Denn in der Ruhe liegt die Kraft!  Egal ob Du gut aufgestellt bist, oder die letzten Jahre alles rund um Zoll hast schleifen lassen, hektischer Aktionismus hilft in beiden Fällen nicht. In unserem Beitrag möchten wir dir die unterschiedlichen Arten einer Prüfung aufzeigen, welche Vorbereitungen du dafür treffen kannst und was am Ende für dich und dein Unternehmen wichtig ist.

Wie läuft die Prüfung ab und was wird überhaupt geprüft?

Deine wichtigsten Informationen kannst du aus der Prüfungsanordnung entnehmen. Hier steht erstmal, um welche Art von Prüfung es sich handelt, der Name des Prüfers, welcher Zeitraum und was genau geprüft wird. Der Verantwortliche bzw. der Vertreter deines Unternehmens setzt sich dann mit dem Prüfer zusammen, um festzulegen, welche Dokumente innerhalb welcher Frist vorzulegen sind. Ein kleiner Tipp: Solltest Du noch mehr Zeit für die Vorbereitung benötigen, gibt es Möglichkeiten den Prüfungszeitraum zu verschieben.

Die drei wichtigsten Arten einer Prüfung fassen wir dir hier kurz zusammen:

Bei der klassischen Zollprüfung liegt der Schwerpunkt beim Import eines Unternehmens- hat das Unternehmen Einfuhrabgaben korrekt abgeführt? Sind die Waren aus Drittländern korrekt eingereiht? Sind die Einfuhrabgaben in richtiger Höhe bezahlt? Wurde der richtige Zollwert herangezogen? Liegen die angegebenen Präferenznachweise vor? Wurden mögliche Zusatzzölle bezahlt?

Bei der Außenwirtschaftsprüfung im Bereich Ausfuhr geht es eher um die außenwirtschaftlichen Aspekte, wie z.B. die vereinfachte Zollanmeldung und die Einhaltung deiner Bewilligungsauflagen, um Ausfuhrgenehmigungspflichten oder Genehmigungspflichten bei Verbringung innerhalb der EU, um Technologietransfers oder Transithandelsgeschäfte, aber auch um formale oder außenwirtschaftsrechtliche Aspekte. Im Bereich der Einfuhr wird geprüft, ob für relevante Vorgänge die entsprechenden Einfuhrgenehmigungen oder Überwachungsdokumente vorliegen. Wobei hier nur sehr wenige Produkte, je nach dem woher sie kommen, diese Genehmigungen benötigen. Der dritte Bereich der Außenwirtschaftsprüfung sind die Kapitalmeldungen- hier wird geprüft, ob die Kapitalmeldungen an die Bundesbank in korrekter Form erfolgt sind.

Zu guter Letzt die Präferenzprüfung. Hier liegt das Augenmerk auf der Rechtmäßigkeit und Gültigkeit des ausgestellten Präferenzpapiers. Zu Präferenzprüfungen kommt es in erster Linie dann, wenn Präferenzpartnerländer (Länder, mit denen die Europäische Union ein Präferenzabkommen abgeschlossen hat) sich an die deutsche Zollverwaltung mit der Bitte wenden zu überprüfen, ob ein Präferenzpapier rechtmäßig ausgestellt wurde. Die Zollverwaltung führt in diesen Fällen beim exportierenden Unternehmen eine entsprechende Prüfung durch.

Intern solltet Ihr die Prüfung durch den Zoll, wie ein Projekt organisieren. Das heißt es gibt klare Verantwortlichkeiten. Es muss vorab geregelt werden, wer spricht mit dem Zollbeamten und wer liefert welche Daten. Die Daten, die dem Beamten zur Verfügung gestellt werden, sollten auch zentral über die Verantwortliche Person, zum Beispiel dem Zollbeauftragten, gesteuert werden.

Es gibt immer wieder Erkenntnisse, die Ihr euch schon während der Prüfung notieren könnt, um Maßnahmen zur Verbesserung abzuleiten, auch unabhängig vom finalen Bericht. Die Schlussbesprechung- deine Möglichkeit Sachverhalte zu prüfen und richtig zu stellen.

Den größten Teil deiner Prüfung hast du nun schon hinter dich gebracht. Der Prüfer verfasst nun anhand aller gesammelten Informationen einen Prüfbericht, völlig frei von Bewertungen. In der Regel erfolgt zum Abschluss der Prüfung ein Gespräch, an dem mindestens ein Vertreter deines Unternehmens und der Prüfer teilnimmt. Dieses Gespräch kann entweder als „Schlussbesprechung“ mit offiziellem Charakter (nach § 201 Abgabenordnung) oder als „Abschließendes Gespräch“ mit eher inoffiziellem Charakter stattfinden. Bei der Schlussbesprechung kannst du und dein Unternehmen Fakten oder Umstände, die nicht richtig dargestellt sind, besprechen und ggf. korrigieren lassen. Du hast auch die Möglichkeit eine Gegendarstellung oder Stellungnahme zum Sachverhalt zu verfassen, die dann auch Bestandteil des Prüfberichtes wird.

Nach der Besprechung deines Prüfberichtes wird dieser an die entsprechende Abteilung des Hauptzollamtes weitergeleitet. Hier wird ausgewertet und schließlich auch entschieden, welche Schlüsse nun gezogen werden. Sollten Verstöße festgestellt werden, wird unterschieden, ob es sich um Arbeitsfehler oder Systemfehler handelt. Ein Arbeitsfehler liegt beispielsweise vor, wenn es sich um einen Einzelfall handelt. Hier geht der Prüfer davon aus, dass Arbeitsfehler nur passieren, wenn es bereits einen strukturierten Zollprozess gibt. Deshalb bieten die entsprechenden Zollbehörden oft an, sich zu den Feststellungen zu äußern. Hier hast du die Möglichkeit, dass der Zollverantwortliche deines Unternehmens in einer Stellungnahme darstellt, welche Prozesse ihr bereits installiert habt, und welche Maßnahmen in der Vergangenheit bereits getroffen worden sind, um Fehler im Bereich des Außenwirtschaftsrechts zu vermeiden. Auch Maßnahmen, die du nach der Prüfung triffst, kannst du hier erläutern. Allerdings solltest du dich nicht zu weit aus dem Fenster lehnen- nicht das der Eindruck entsteht, dass vorher Chaos geherrscht hat.

Der Weg ist das Ziel! Mach es von Anfang an richtig

Die beste Nachricht ist: Jeder hat es selbst in der Hand einen positiven Abschluss der Prüfung zu erreichen und gelassener darauf reagieren zu können. So eine Prüfung ist immer mit viel Vorbereitung und Zeitaufwand verbunden. Deshalb ist es wichtig, eine strukturierte und rechtssichere Zollabwicklung, inkl. der Prüfpfade sicherzustellen- und das dauerhaft. Unsere wichtigsten Tipps sind:

  • Schriftliche Anweisungen verfassen und den betroffenen Stellen zugänglich machen
  • Sensibilisierung der Mitarbeiter, dass das Thema Außenwirtschaftsrecht wichtig ist und die Prozesse eingehalten werden müssen
  • Der Zollverantwortliche muss über Know-How und Wissen verfügen
  • Fachkunde: Mitarbeiter richtig anlernen und regelmäßig schulen
  • Aktuelle Neuerungen: Informationen einholen und im Unternehmen teilen

Eine gute Vorbereitung, gesetzeskonforme bzw. rechtssichere Zollprozesse und geschultes Fachpersonal sind die Basis dafür, dass die Zollprüfung erfolgreich absolviert wird. Gerne unterstützen wir dich und dein Unternehmen bei allen fachlichen Fragen rund um das Thema, sei es mit verschiedenen Schulungen oder aber auch bei einem persönlichen Beratungsgespräch.  Wir helfen Dir, einen kühlen Kopf bei der Prüfung zu bewahren.



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