Digitale Ablage- wie du dein Dokumentenmanagement sicher im Griff behältst

Von Janine Lampprecht | 19. April 2022 | 5 Minuten Lesezeit
Man sieht Hände, die ein Tablet halten und Datensymbole.

Du kennst das- du leerst deinen Briefkasten, scannst Dokumente ein, legst sie in den dazugehörigen Ordnern auf deinem Laufwerk ab und führst nebenher auch noch eine physische Ablage. Zwischendurch erhältst du aber auch Unterlagen, Rechnungen oder Schriftstücke per E-Mail. Druckst du diese aus? Oder was passiert mit dem ganzen Papierkram? Wie lange musst du das alles aufbewahren? An welche Vorschriften musst du dich da genau halten? Irgendwie existieren dann plötzlich zwei Parallelwelten der Ablage. Die fortschreitende Digitalisierung unserer Arbeitswelt ist ein starker Treiber beim Wandel von analogen zu digitalen Archiven. Denn die standortunabhängige Verfügbarkeit von digitalen Dokumenten und Informationen dient als Schmiermittel sowohl bei internen Arbeitsabläufen als auch in den Beziehungen zu allen Geschäftspartnern – inzwischen mehr denn je in Zeiten von Homeoffice und New Work. Durch automatische Archivierungsprozesse und durch die schnelle Verfügbarkeit von Informationen sparen wir uns viel Zeit und Geld.

Mit unserem Artikel wollen wir dich unterstützen und dir Tipps geben, wie du rechtssicher und konform deine Dokumente und Unterlagen ablegen kannst. Aus eigener Erfahrung kennen wir diese Thematik gut und konnten damit neben der Rechtssicherheit auch einen guten Workflow erzielen. Denn Ziel ist ja immer, nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sondern auch effiziente Arbeitsweisen im Unternehmen zu etablieren und immer und agiler zu werden. Dein digitales Archiv bildet nämlich die Basis für die Automatisierung von Geschäftsprozessen- die automatische Eingangsrechnungsprüfung ist hierfür das beste Beispiel.

Gesetzliche Vorgaben der digitalen Ablage auf einen Blick

Entscheidet sich ein Unternehmen für die Einführung einer digitalen Archivierungslösung, so müssen neben organisatorischen und technischen Herausforderungen auch die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden. Eine Archivlösung muss zum einen softwareseitig in der Lage sein die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen, und auf der anderen Seite muss die Archivlösung entsprechend der gesetzlichen Vorgaben korrekt vor Ort eingesetzt werden. Hier bilden das Handelsrecht und Steuerrecht die Basis. Nach § 257 HGB sind Kaufleute verpflichtet geschäftsrelevante Unterlagen nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) aufzubewahren. Hier finden sich auch einige ganz grundsätzliche Voraussetzungen für die digitale Aufbewahrung von Unterlagen. Ergänzend dazu wird in der Abgabenordnung in § 147 AO, in der vor allem die Fristen für alle steuerrelevanten Bücher und Aufzeichnungen beschrieben werden, ebenfalls die Möglichkeit der digitalen Aufbewahrung explizit erlaubt. Die mit Abstand wichtigste Quelle für eine rechtskonforme digitale Archivierung sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese wurden mit einem Schreiben vom 28. November 2019 veröffentlicht und gelten seit dem 1. Januar 2020. Die Grundsätze und die Forderungen für deine Praxis sind:

  • Grundsatz der Unveränderbarkeit– d.h. eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der originale Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Das kannst du gewährleisten mit Systemen, die das nicht oder nur teilweise zulassen, aber auch durch Festlegung von Zugriffsberechtigungen. Wichtig ist, dass Änderungen immer nachvollziehbar sein müssen, und das Original einsehbar
  • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit- ein Prüfer muss einen softwareseitigen Zugang bekommen. Im Optimalfall kannst du einen Archivexport im Lesemodus erstellen
  • Grundsätze der Richtigkeit, der Vollständigkeit und der Ordnung– deine Dokumente müssen alle einzeln abrufbar sein und sinnvoll inhaltlich abgelegt und benannt.
  • Internes Kontrollsystem– Stichwort: Verfahrensdokumentation, d.h. organisatorische Maßnahmen zur Einhaltung der Grundsätze
  • Grundsatz des Datenschutzes– dein rechtskonformes Archiv muss ein sicheres Benutzermanagement mit Zugriffsbestimmungen enthalten, als auch ein Datensicherungskonzept, welches du auch regelmäßig durchführen solltest

Diese ganzen Vorgaben werden ergänzt durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG). Die EU regelt seit 2018 den Umgang mit elektronisch verarbeiteten personenbezogenen Daten und Dokumenten, und auch den Schutz vertraulicher Geschäftsinformationen vor rechtswidrigem Erwerb oder Nutzung.

Papier ist geduldig- der Weg zur Digitalisierung deiner Dokumente

Durch den hohen Grad der Digitalisierung erfolgt bereits ein großer Teil des Schriftverkehrs inzwischen auf dem digitalen Weg. Dieser Trend nahm seinen Anfang mit der E-Mail. Inzwischen sind es auch Rechnungen und andere Schriftstücke, die in digitaler Form verschickt werden. Trotzdem existiert noch der klassische Schriftverkehr in Papierform. In vielen Unternehmen gibt es deshalb zwei getrennte Systeme, da eine Zusammenführung auf den ersten Blick problematisch erscheint. Diese Mischform von digitaler Ablage und Papierarchiv erzeugt ganz eigene Probleme. Eine übergreifende Suche beispielsweise ist nicht möglich, da immer beide Systeme separat durchforstet werden müssen. Abhilfe schafft dir die komplette Digitalisierung aller Vorgänge im Unternehmen. Das erfordert jedoch bestimmte Voraussetzungen- zunächst ist eine Strategie erforderlich, damit gewährleistet ist, dass alle relevanten Informationen im digitalen System erfasst werden. Du alle Kanäle identifizieren, über die Dokumente und Schriftverkehr im Unternehmen eingehen. Außerdem betrifft dies nicht nur Schriftverkehr in Papierform, sondern auch digitale Dokumente. Ziel ist es, alle diese Daten in einem zentralen System zu erfassen. Der zweite Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro ist die Auswahl einer passenden Software für das digitale Dokumentenmanagement (DMS). Ein solches Programm muss bestimmte Anforderungen erfüllen, um für diese Aufgabe geeignet zu sein (Grundsätze der GoBD). Die Softwarelösung, für die du dich entscheidest, muss alle Kanäle über die Dokumente und Belege eintreffen abdecken. Für die einfache Integration eines digitalen Dokumentenmanagements ist es wichtig, dass die Software mit normalen Scannern kompatibel ist. Dies verhindert, dass weitere Investitionen in Hardware notwendig sind.

Eine weitere wichtige Funktion ist Scan-to-E-Mail. Mit dieser Eigenschaft wird über das DMS direkt eine Weiterleitung des digitalen Dokuments angeschoben. Dies erlaubt es, das soeben erstelle digitale Dokument an relevante Personen oder direkt an die digitale Dokumentenablage zu senden. Auf diese Weise entfallen aufwendige Arbeitsschritte bei der Erstellung der digitalen Ablage, denn das DMS übernimmt dies automatisch. Inzwischen verfügen diese Systeme auch über künstliche Intelligenz, die Teile bei notwendigen Nachbearbeitungen selbstständig übernimmt. Dazu gehört beispielsweise, dass Dokumente, die auf dem Kopf stehen, automatisch gedreht werden.

Archivierung in deiner Zollabwicklung- was geht und was nicht?

Im Bereich der Ausfuhr / Verbringung gibt es folgende Dokumente:

  • Ausfuhranmeldung (ABD, AGV)
  • Nachrichtenaustausch mit Zollverwaltung (ATLAS-Logbuch) (systembedingt)
  • Genehmigungen (AzG, Nullbescheid, EAG, SAG)
  • Rechnungen bzw. Unterlagen zum Nachweis des Warenwertes
  • sonstige Dokumente, z.B. gemäß EA-Bewilligungen,
  • Exportkontrollrelevante Prüfungen (Empfänger oder Produktbezogen)
  • Kalkulationen zur Ausstellung von Präferenznachweisen

Nicht alle aufgeführten Dokumente sind nach rechtlichen Vorgaben zu archivieren, dennoch für die Möglichkeit der Prüfung des Falles durch behördliche Zwecke zur Nachvollziehbarkeit.

Als Zolldokumente, welche archiviert werden müssen, zählen alle erforderlichen Unterlagen, die einer Zollanmeldung beigefügt werden müssen (Art. 163 UZK). Die erforderlichen Unterlagen unterscheiden sich je nach Gestaltung des Geschäftsfalls.

Die Ausfuhranmeldung und damit verbundene Dokumente wie das Ausfuhrbegleitdokument und der Ausgangsvermerk (ABD und AGV) werden System Export erstellt. Diese sind allerdings auch als PDF zum Vorgang mit abzulegen, gleichwohl sie auch im System noch mal archiviert werden.

Genehmigungen durch die Behörde (z.B. BAFA) als Urkunden mit einem Stempel müssen in Papierform archiviert werden.

Deine Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements

Vielleicht denkst du jetzt: das ist aber mit Zeit und Kosten verbunden, alles auf digital umzustellen. Tatsächlich ist es aber eine recht simple Aufgabe, die für eine Arbeitserleichterung sorgen wird. Genau hier wirst du dann Zeit und Kosten einsparen können. Du wirst beispielweise in deiner digitalen Ablage viel zentraler und direkter suchen können- egal wo du sitzt. Also ortsunabhängig, alle Vorgänge. Leg vorher einfach fest, wer was sehen oder bearbeiten kann. Damit hast du in einem Zug auch die Datensicherheit erhöht. Compliance oder gesetzliche Vorgaben kannst du damit auch leichter steuern, indem du automatische Zeiträume festlegst, zum Speichern oder Löschen.

Achte bei deiner Auswahl eines digitalen Ablagesystems einfach darauf, dass die Software GoBD konform ist und du organisatorische und technische Maßnahmen einführst, um sicherstellen zu können, dass alle rechtlichen Anforderungen auch tatsächlich erfüllt werden. Wenn du hierzu Fragen oder Beratungsbedarf hast, helfen wir dir gerne weiter. Mit der richtigen Software und einem richtigen Partner ist der Wechsel auf eine vollständig digitale Ablage eine leichte Aufgabe

 



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