Vor einigen Monaten rief mich eine Kundin an, mit der ich 2015 ein Bewilligungsprojekt hatte und bei der nun weitere Zollprojekte ins Haus stehen. Sie war erstaunt, was in den letzten fünf Jahren passiert ist. Denn mittlerweile besteht Grenzlotsen aus einem genialen 14-köpfigen Team mit den unterschiedlichsten Kompetenzen. Grenzlotsen wird zunehmend digitaler und unser Antrieb ist es, die Zollwelt durch mutige und innovative Ideen zu revolutionieren.

Weil sich also so viel verändert hat und dazu noch ein neues Jahr angefangen hat, ist heute ein guter Zeitpunkt, Grenzlotsen noch einmal (ganz neu) kennenzulernen! Denn genau wie die Menschen könnten unsere Geschäftsfelder diverser nicht sein.

Unser Spezialgebiet: Stammdaten

Stammdaten hören sich vielleicht erst mal nicht nach etwas an, wofür man jeden Tag aufstehen möchten. Wir tun es aber – mit Erfolg. Stammdaten sind inzwischen eines unserer absoluten Spezialgebiete geworden. Weil wir immer auf der Suche nach mehr Effizienz für unseren Alltag und den unserer Kunden sind, haben wir dafür sogar unsere eigene Software entwickelt: Den Zollradar. Für unsere Kunden bedeutet das: Expertentum und Softwareunterstützung aus einer Hand. In den letzten fünf Jahren haben wir uns damit ein echtes Alleinstellungsmerkmal erarbeitet.

Auf dem Weg zu neuen Märkten – auch wir gehen über Grenzen

Apropos Internationalisierung: Auch da arbeiten wir gerade gezielt an neuen Möglichkeiten. Mittlerweile können wir schon auf Partner in den USA setzen und knüpfen jetzt neue Netzwerke in Russland und China. Ganz druckfrisch: Das chinesische Exportkontrollrecht ist am 01.12. in Kraft getreten – doch es gibt bisher keine offizielle englische Übersetzung des Gesetzes und der Güterlisten, die auch du eventuell beachten musst.

Unsere operative die Zollpiloten

Weil wir mittendrin statt nur dabei sein wollen: Auf vielfache Nachfrage sind wir nun seit einiger Zeit auch operativ tätig. Wir übernehmen  Zollanmeldungen  in der Aus- als auch Einfuhr. Unser Antrieb: Aus dem operativen Geschäft entwickeln wir digitale Produkte und Innovationen. Damit sind wir mittendrin statt nur dabei. Partnerschaften im E-Commerce sind nur einer der wesentlichen Bausteine in diesem Geschäftsbereich.

Zukunft gestalten, wachsen, verändern, ausprobieren… am Ende machen die Menschen Grenzlotsen erfolgreich

War’s das schon? Natürlich nicht – wir wollen weiter! Wir wollen Grenzen sprengen! Deshalb haben wir unseren eigenen kleinen „Experimentierraum“ auf die Beine gestellt, in dem wir uns regelmäßig über Prozesse, Organisation und Unternehmenskultur austauschen. Es geht darum zu prüfen: Ist die Besprechung noch sinnvoll? Brauchen wir mehr Klarheit, um Entscheidungen zu treffen, gibt es neue Ideen, die wir auf dem Markt entdeckt haben? Funktioniert diese „Selbstorganisation“ wirklich? Wir haben deshalb kein Change-Management, starre Strategien und künstliche Prozesse, die Innovationen hervorbringen sollen. Wir glauben an die Veränderung, die bei jedem und als Organisation ständig stattfindet.

Wer das außen verändern will, muss im innen anfangen.

Der Grund dahinter: Grenzlotsen soll wachsen. Wir wollen uns in der Digitalisierung, aber auch als Unternehmen und als Menschen in diesem Unternehmen immer weiter entwickeln. Festgefahrene Strukturen und Routinen stehen uns dabei nur im Weg. „Innovation statt hemmende Muster“ ist das Motto, welches uns in den letzten fünf Jahren dorthin gebracht hat, wo wir heute stehen.

Das Wissen und die Erfahrung wollen wir weitergeben und wir durften hier sogar völlig außerhalb der Zollwelt mit unseren ersten Kunden von Grenzen sprengen anderen Unternehmen zu noch mehr Erfolg verhelfen.

Und wer weiß, wohin es uns in den kommenden fünf Jahren bringt? Hoffentlich zu mehr KI in unserem Alltagsgeschäft und dem ein oder anderen Onlinekurs für euch – denn das steht als nächstes auf der Agenda!

Wenn wir so fragen, ahnst du die Antwort sicher schon: Ja, Stammdaten sind ein entscheidender Faktor für erfolgreiche Digitalisierung – wenn du verstehst, wie du sie richtig einsetzt. Warum das so ist und wie du gute Stammdatenqualität sicherstellst, erfährst du in diesem Beitrag!

Ohne einen genauen Überblick über deine Ressourcen stößt du schnell an Grenzen

Stell dir vor, du bist zu einem Geburtstag eingeladen und willst einen Kuchen backen. Du suchst dir ein nettes Rezept raus, krempelst die Ärmel hoch und fängst an. Nachdem du schon Mehl abgewogen und Eier aufgeschlagen hast, stellst du fest: Die Hälfte der Zutaten fehlt. Nun hast du eine Menge Lebensmittel verschwendet und nicht mal annähernd einen Kuchen.

So oder so ähnlich ist es mit der Zollanmeldung. Wenn du zum Zeitpunkt der Zollanmeldung feststellst, dass deine Daten fehlen oder unzureichend sind, verschenkst du wertvolle Zeit und kannst im Zweifel nicht liefern. Auch die tolle Software, die eigentlich alles automatisch könnte ist dann nur halb so viel wert.

Bevor wir loslegen: Was sind Stammdaten genau?

Im Außenhandel ist das nicht anders. Trotzdem merken wir: Vielen Unternehmen fehlt die Übersicht, was ihre Ressourcen – ganz besonders ihre Daten – angeht. Wir sprechen hier vor allem von Stammdaten. Gute Stammdaten entscheiden nämlich darüber, ob deine Zollprozesse glatt über die Bühne gehen oder ob deine Lieferung während der Reise aufgrund einer falschen Nummer oder einer fehlenden Angabe hängen bleibt. Lass uns aber zunächst einmal klären, was Stammdaten eigentlich sind!

Kurz gesagt fällt darunter alles, was neben Absender-, Lieferanten- und Kundendaten noch außenwirtschaftlich wichtig ist:

Der ganze Komplex „Zoll“ ist also ein enorm datengetriebenes Thema. Deshalb ist es umso wichtiger, dass du alle Stammdaten sauber führst. Schließlich frisst es unnötig Zeit, wenn du für jede Zollanmeldung erst alle Daten mühsam zusammensuchen musst – und dann noch feststellst, dass die gar nicht mehr aktuell sind.

Viele Unternehmen greifen für ihre Prozesse auf Software zurück. An sich eine gute Sache. Denn warum sollten wir solche Tools nicht nutzen, um uns eine Menge händische Arbeit zu ersparen? Was dabei jedoch oft ausgeblendet wird: So ein Tool läuft nicht von allein! Automatisierung und Digitalisierung auf Knopfdruck gibt es nicht. Damit die Software wie gewünscht arbeitet, braucht sie gute Stammdaten.

Mit diesen Schritten sicherst du die Qualität deiner Stammdaten

Gute Stammdaten fallen jedoch wie die meisten nützlichen Dinge im Leben nicht einfach vom Himmel. Um die Qualität sicherzustellen, helfen dir vier Schritte.

1.  Prüfe, wie gut deine Stammdaten bisher sind

Als allererstes solltest du dir einen Überblick über deine Datensätze verschaffen. Hol dir dazu am besten einen Auszug aller aktiven Artikel aus deinem ERP-System. Wie viele davon sind überhaupt mit Zolltarifnummern gepflegt? Gleiche ähnliche Artikel ab, wirf einen Blick auf Auffangpositionen und Kategorien wie „Teile von X“. Wenn dein Unternehmen Luftfahrzeuge baut, fallen nicht automatisch alle Artikel im Lager unter „Teile von Luftfahrzeugen“.

Datensätze mit reihenweise ungültigen Zolltarifnummern sind ein typischer Fehler bei den Stammdaten! Besonders im Hinblick auf die jährlich anstehenden Änderungen im Zolltarif erleben wir oft, dass Änderungen nicht eingepflegt werden. Im System stehen dann beispielsweise Zolltarifnummern, die schon seit einigen Jahren ungültig sind. Das solltest du auf jeden Fall vermeiden – also wirf einen prüfenden Blick auf deine Stammdaten!

2. Arbeite deine Stammdaten ordentlich auf

Du hast beim ersten Schritt bemerkt, dass ein paar Daten nicht mehr aktuell sind? Dann solltest du sie im zweiten Schritt ordentlich aufarbeiten und strukturieren. Dieser Schritt ist übrigens auch besonders wichtig, wenn du deine Stammdaten in eine Software einpflegen möchtest.

Viele Unternehmen setzen sich einen sehr straffen Zeitplan für das große Projekt Digitalisierung und unterschätzen dabei den Aufwand, den diese Aufarbeitung mit sich bringt. Aus Zeitmangel bei den Stammdaten zu sparen, kommt dich später jedoch teuer zu stehen – häufig im wahrsten Sinne des Wortes, wenn eine Nachzahlung aufgrund mangelnder Informationen anfällt. Also nimm dir genügend Zeit für diesen Schritt!

3. Stecke dir ein realistisches Ziel

„Digitalisierung“ an sich ist ein sehr weitläufiger Begriff. Überlege dir deshalb konkret, was du mit der Digitalisierung deiner Außenhandels-Prozesse erreichen willst. Möchtest du automatisierte Abgleiche? Brauchst du Daten für ein Reporting? Wenn du weißt, wo deine Maßnahmen letztendlich hinführen sollen, kannst du gezielter darauf hinarbeiten. Es ist sinnvoll, diejenigen Themen als erstes anzugehen, die einen überschaubaren Aufwand und den größten Nutzen bringen.

4. Stelle kontinuierliche Qualität sicher

Letzter Schritt: Überlege dir, wie du auch zukünftig die Qualität deiner Stammdaten sicher stellst. Plane die nötigen zeitlichen Kapazitäten ein und prüfe alle paar Monate stichprobenartig, ob noch alle Datensätze auf dem neuesten Stand sind. Wenn du dabei Unterstützung brauchst, kannst du dich gerne an uns wenden. Wir haben die nötige Software, um das ganz automatisiert zu erledigen.

Vielleicht ziehst du sogar einen Audit durch die AQL-Methode (akzeptables Qualitätslevel per DIN-Norm) in Betracht. Ein solches Audit hat gleich zwei Vorteile: Du umgehst die Gefahr, mit einer internen Prüfung zu locker an die Sache heranzugehen – und die Ergebnisse sind objektiv, da sie auf einem statistischen Verfahren beruhen.

Fazit: Mit gepflegten Daten umgehst du einige Hürden der Digitalisierung

Gute Stammdaten sind das Fundament der Digitalisierung. Schiebe es also nicht zu lange auf, einen genauen Blick auf deine Datensätze zu werfen. Auch wenn die allererste Änderung ein großes Projekt wird, erleichtert es dir auf lange Sicht deutlich den Außenhandel. Weitere Tipps zur Korrektur und Änderung deiner Stammdaten findest du im Leitfaden. Außerdem bekommst du darin die wichtigsten Infos zu den Änderungen 2021! Lade ihn dir herunter und kontaktiere uns gerne, wenn du Unterstützung bei Digitalisierung und Qualitätsprüfung brauchst.