Waren in den Karton, Adresse drauf und ab zum Zoll? So einfach ist der Export leider nicht. Denn um die nationale und internationale Sicherheit und den Frieden zu gewährleisten, unterliegen einige Güter (und darüber hinaus auch Software und Technologie) besonderen Genehmigungspflichten. Zu prüfen ist hierbei im Wesentlichen, ob die Güter, die du versenden möchtest, als militärisch oder sogenanntes „Dual-Use-Gut“ eingestuft werden. Dual Use wird hierbei definiert als Güter, die sowohl zivil als auch militärisch eingesetzt werden können.

Wenn du jetzt denkst: „Mit Militär und Co. habe ich nichts am Hut“, dann ist das manchmal auch ein Trugschluss.  Bestimmte Rohre aus Carbon fallen zum Beispiel nur wegen ihres Materials und dem Verhältnis von Länge und Durchmesser unter die Dual-Use-Verordnung.

Es kommt also immer auf die objektiv technischen Eigenschaften der Ware an, nicht auf die subjektive Einschätzung des Unternehmens.

Jedes Unternehmen, das exportieren möchte, muss seine Waren deshalb im Rahmen des Stammdatenmanagements einer exportrechtlichen Kontrolle unterziehen. Grundlage dafür bilden im Wesentlichen Teil I der Ausfuhrliste sowie Anhang I und IV der Dual-Use-Verordnung. In den meisten Unternehmen wird häufig in der Ausfuhranmeldung einfach Y901 codiert, was eine rechtsverbindliche Erklärung darstellt und bedeutet, dass die Ware nicht als Dual-Use-Gut eingestuft wird.

Ohne Stammdatenmanagement keine Klassifizierung

Und an dieser Stelle kommt es häufig zu einem Problem. Viele Unternehmen stellen nämlich fest, dass bisher noch kein (ausreichendes) Stammdatenmanagement stattgefunden hat und damit die oben genannte Codierung gar nicht erfolgen darf. Denn jeder Artikel im Warenstamm sollte in den Stammdaten ein Ergebnis der Exportkontrolle vorweisen. Oder es sollte eine Dokumentation vorliegen, dass die Waren nicht unter entsprechende Verordnungen fallen. Wer nun einige tausend Artikel auf Lager hat, sieht da eine gewaltige Sisyphos-Aufgabe auf sich zukommen – doch zum Glück muss es das gar nicht werden!

Fakt ist nämlich: Im Vergleich zur Gesamtzahl der Güter eines typischen Unternehmens ist der Anteil der genehmigungspflichtigen Waren oftmals gering. Es braucht deshalb nur das richtige Vorgehen, um das Stammdatenmanagement und die Klassifizierung schnell und mit gutem Kosten-Nutzen-Aufwand durchzuführen.

Hier kommt es auch auf die Branche des Unternehmens an. Wenn ihr im Bereich Textilien und Lebensmittel unterwegs seid, ist es noch mal anders als wenn ihr einen militärischen Geschäftsbereich habt und Zulieferer für einen militärischen Flugzeugbau seid.

Wie also vorgehen bei einer riesigen Anzahl an Artikeln, die initial der produktbezogenen Exportkontrolle unterzogen werden müssen, ohne in der Arbeit neben dem Tagesgeschäft zu „versinken“?

Mach dir Stammdatenmanagement und Klassifizierung leichter – mit risikobasiertem Vorgehen!

Es gibt einen recht simplen Weg, dein Stammdatenmanagement effizient zu verwalten und so die exportrechtliche Kontrolle anzugehen. Wir empfehlen, deinen Artikelstamm in Gruppen einzuteilen:

Anschließend prüfst du die anfälligen Artikel aus Gruppe A genauer. Da diese die größte Nähe zur Verordnung haben, unterliegen sie mit hoher Wahrscheinlichkeit einer Genehmigungspflicht. Du kannst aber natürlich auch genau umgekehrt vorgehen und zuerst die Artikel prüfen, die am weitesten von den Verordnungen entfernt sind – und diese dann in relativ großen Gruppen ausschließen. Wichtig ist auch, die entsprechende Dokumentation risikobasiert aufzubauen. Damit sparst du dir häufig Papierkram.

Prüfe alle Artikel sorgfältig, damit es nicht zu bösen Überraschungen kommt

Hier bitte beachten: Wie schon gesagt, muss jeder deiner Artikel früher oder später geprüft werden. Denn es ist auch gut möglich, dass du einen völlig falsch einschätzt. Ein gutes Beispiel dafür sind Ventile. Die technischen Parameter zeigen häufig Prüfschritte, bei denen alle Eigenschaften zutreffen müssen, – das heißt: kumulativ. Wiederum gibt es Listenbedingungen, bei denen nur eine der Eigenschaften zutrifft.

Quelle: Liste der Dual-Use-Güter und -Technologie

Insofern ist es wichtig, die Prüfung genau und am besten mit technischer Unterstützung aus dem Unternehmen durchzuführen. Wenn die Ware schon im Export bereitsteht, dann ist die Prüfung eigentlich zu spät bzw. kann den Versand verzögern. Wird eine Prüfung nicht gewissenhaft durchgeführt, kann dies zu Ärger von Bußgeldern bis hin zu Strafverfahren führen.

Wenn du dein Stammdatenmanagement gewissenhaft verfolgt hast, kann dir außerdem noch eine andere Kategorie der Stammdaten bei der Exportkontrolle unterstützend helfen: Die Zolltarifnummer. Ist diese nämlich korrekt, findest du darüber in Datenbanken wie der EZT online oder im Umschlüsselungsverzeichnis des BAFA Hinweise, ob du speziell bei dieser Nummer noch einmal genauer nachschlagen solltest.

Weitere Hilfestellungen für die Klassifizierung im Stammdatenmanagement

Drei Tipps möchten wir dir noch mitgeben, um deine Artikel korrekt zu klassifizieren.

Das unverbindliche Stichwortverzeichnis

Im Stichwortverzeichnis des BAFA kannst du dir über Schlagwörter relevante Textstellen aus der Verordnung heraussuchen. So ersparst du es dir, die gesamte Verordnung durchzulesen. Genau wie die EZT online ist diese Auskunft jedoch unverbindlich und du kannst dich nicht darauf berufen.

Die Auskunftsgüterliste (AZG)

Wenn du 100 % auf Nummer sicher gehen möchtest, solltest du beim BAFA die Auskunftsgüterliste beantragen und erhältst darüber eine verbindliche Auskunft, ob deine Güter nun von Genehmigungspflichten betroffen sind oder nicht. Du musst dich dazu beim BAFA im elektronischen Portal ELANK2 registrieren und kannst dann kostenlos deine Anfrage stellen. Wir empfehlen aber, im Vorfeld die eigene Prüfung durchzuführen und entsprechende Dokumentation beim Antrag einzureichen. Ansonsten wird auch das BAFA Rückfragen haben.

Neben dem reinen Stammdatenmanagement und der produktbezogenen Prüfung sind natürlich auch andere Aspekte der Exportkontrolle zu beachten: Diese Fragen enthalten die wichtigsten Prüfpunkte und helfen dir somit, sicher zu exportieren:

Was exportierst du?

Wer ist im Prozess involviert?

Wohin willst du exportieren?

Wofür werden deine Güter verwendet?

Gibt es extraterritoriale Beschränkungen?

Wir haben dazu ein neues Poster entworfen, dass dir einfach und ansprechend immer wieder die Prüfschritte der Exportkontrolle erläutert.

Was jetzt noch wichtig ist

Nun heißt es nur noch: Genehmigungen für alle Artikel und ggf. Geschäfte einholen, bei denen es erforderlich ist. Da dies etwas Zeit in Anspruch nehmen kann, solltest du dir einen ausreichenden Puffer einplanen und deine Kollegen aus dem Vertrieb und anderen Abteilungen entsprechend sensibilisieren. Einige Länder bieten allgemeine Genehmigungen – schau deshalb, ob sich diese nicht auch für dein Unternehmen lohnen, um zukünftige Exporte zu vereinfachen. Dazu musst du wissen, ob und unter welcher Güterlistenposition deine Ware gelistet ist. Beispiel: 2A226 (Ventil) nach Australien. Gib das einmal beim BAFA im AAG-Finder ein.

Ist das Thema Stammdatenmanagement und Klassifizierung damit abgehakt? Fast! Verlasse dich nicht darauf, dass nach einmaliger Klassifizierung alles stimmt. Anti-Folter-Verordnungen, die Ausfuhrliste oder die Anhänge der Dual-Use-Verordnung werden regelmäßig aktualisiert, Sanktionen und Embargos abgeschafft, verhängt oder angepasst. Damit die Zollprozesse deines Unternehmens auch weiterhin glatt laufen, solltest du hier also Acht geben, dass du immer auf dem aktuellen Stand bleibst.

Denn wer seine Stammdaten pflegt, geht damit auch bei der exportrechtlichen Kontrolle auf Nummer sicher und spart wertvolle Zeit, wenn es schnell gehen muss und die Ware schon im Lager steht.

Wenn wir so fragen, ahnst du die Antwort sicher schon: Ja, Stammdaten sind ein entscheidender Faktor für erfolgreiche Digitalisierung – wenn du verstehst, wie du sie richtig einsetzt. Warum das so ist und wie du gute Stammdatenqualität sicherstellst, erfährst du in diesem Beitrag!

Ohne einen genauen Überblick über deine Ressourcen stößt du schnell an Grenzen

Stell dir vor, du bist zu einem Geburtstag eingeladen und willst einen Kuchen backen. Du suchst dir ein nettes Rezept raus, krempelst die Ärmel hoch und fängst an. Nachdem du schon Mehl abgewogen und Eier aufgeschlagen hast, stellst du fest: Die Hälfte der Zutaten fehlt. Nun hast du eine Menge Lebensmittel verschwendet und nicht mal annähernd einen Kuchen.

So oder so ähnlich ist es mit der Zollanmeldung. Wenn du zum Zeitpunkt der Zollanmeldung feststellst, dass deine Daten fehlen oder unzureichend sind, verschenkst du wertvolle Zeit und kannst im Zweifel nicht liefern. Auch die tolle Software, die eigentlich alles automatisch könnte ist dann nur halb so viel wert.

Bevor wir loslegen: Was sind Stammdaten genau?

Im Außenhandel ist das nicht anders. Trotzdem merken wir: Vielen Unternehmen fehlt die Übersicht, was ihre Ressourcen – ganz besonders ihre Daten – angeht. Wir sprechen hier vor allem von Stammdaten. Gute Stammdaten entscheiden nämlich darüber, ob deine Zollprozesse glatt über die Bühne gehen oder ob deine Lieferung während der Reise aufgrund einer falschen Nummer oder einer fehlenden Angabe hängen bleibt. Lass uns aber zunächst einmal klären, was Stammdaten eigentlich sind!

Kurz gesagt fällt darunter alles, was neben Absender-, Lieferanten- und Kundendaten noch außenwirtschaftlich wichtig ist:

Der ganze Komplex „Zoll“ ist also ein enorm datengetriebenes Thema. Deshalb ist es umso wichtiger, dass du alle Stammdaten sauber führst. Schließlich frisst es unnötig Zeit, wenn du für jede Zollanmeldung erst alle Daten mühsam zusammensuchen musst – und dann noch feststellst, dass die gar nicht mehr aktuell sind.

Viele Unternehmen greifen für ihre Prozesse auf Software zurück. An sich eine gute Sache. Denn warum sollten wir solche Tools nicht nutzen, um uns eine Menge händische Arbeit zu ersparen? Was dabei jedoch oft ausgeblendet wird: So ein Tool läuft nicht von allein! Automatisierung und Digitalisierung auf Knopfdruck gibt es nicht. Damit die Software wie gewünscht arbeitet, braucht sie gute Stammdaten.

Mit diesen Schritten sicherst du die Qualität deiner Stammdaten

Gute Stammdaten fallen jedoch wie die meisten nützlichen Dinge im Leben nicht einfach vom Himmel. Um die Qualität sicherzustellen, helfen dir vier Schritte.

1.  Prüfe, wie gut deine Stammdaten bisher sind

Als allererstes solltest du dir einen Überblick über deine Datensätze verschaffen. Hol dir dazu am besten einen Auszug aller aktiven Artikel aus deinem ERP-System. Wie viele davon sind überhaupt mit Zolltarifnummern gepflegt? Gleiche ähnliche Artikel ab, wirf einen Blick auf Auffangpositionen und Kategorien wie „Teile von X“. Wenn dein Unternehmen Luftfahrzeuge baut, fallen nicht automatisch alle Artikel im Lager unter „Teile von Luftfahrzeugen“.

Datensätze mit reihenweise ungültigen Zolltarifnummern sind ein typischer Fehler bei den Stammdaten! Besonders im Hinblick auf die jährlich anstehenden Änderungen im Zolltarif erleben wir oft, dass Änderungen nicht eingepflegt werden. Im System stehen dann beispielsweise Zolltarifnummern, die schon seit einigen Jahren ungültig sind. Das solltest du auf jeden Fall vermeiden – also wirf einen prüfenden Blick auf deine Stammdaten!

2. Arbeite deine Stammdaten ordentlich auf

Du hast beim ersten Schritt bemerkt, dass ein paar Daten nicht mehr aktuell sind? Dann solltest du sie im zweiten Schritt ordentlich aufarbeiten und strukturieren. Dieser Schritt ist übrigens auch besonders wichtig, wenn du deine Stammdaten in eine Software einpflegen möchtest.

Viele Unternehmen setzen sich einen sehr straffen Zeitplan für das große Projekt Digitalisierung und unterschätzen dabei den Aufwand, den diese Aufarbeitung mit sich bringt. Aus Zeitmangel bei den Stammdaten zu sparen, kommt dich später jedoch teuer zu stehen – häufig im wahrsten Sinne des Wortes, wenn eine Nachzahlung aufgrund mangelnder Informationen anfällt. Also nimm dir genügend Zeit für diesen Schritt!

3. Stecke dir ein realistisches Ziel

„Digitalisierung“ an sich ist ein sehr weitläufiger Begriff. Überlege dir deshalb konkret, was du mit der Digitalisierung deiner Außenhandels-Prozesse erreichen willst. Möchtest du automatisierte Abgleiche? Brauchst du Daten für ein Reporting? Wenn du weißt, wo deine Maßnahmen letztendlich hinführen sollen, kannst du gezielter darauf hinarbeiten. Es ist sinnvoll, diejenigen Themen als erstes anzugehen, die einen überschaubaren Aufwand und den größten Nutzen bringen.

4. Stelle kontinuierliche Qualität sicher

Letzter Schritt: Überlege dir, wie du auch zukünftig die Qualität deiner Stammdaten sicher stellst. Plane die nötigen zeitlichen Kapazitäten ein und prüfe alle paar Monate stichprobenartig, ob noch alle Datensätze auf dem neuesten Stand sind. Wenn du dabei Unterstützung brauchst, kannst du dich gerne an uns wenden. Wir haben die nötige Software, um das ganz automatisiert zu erledigen.

Vielleicht ziehst du sogar einen Audit durch die AQL-Methode (akzeptables Qualitätslevel per DIN-Norm) in Betracht. Ein solches Audit hat gleich zwei Vorteile: Du umgehst die Gefahr, mit einer internen Prüfung zu locker an die Sache heranzugehen – und die Ergebnisse sind objektiv, da sie auf einem statistischen Verfahren beruhen.

Fazit: Mit gepflegten Daten umgehst du einige Hürden der Digitalisierung

Gute Stammdaten sind das Fundament der Digitalisierung. Schiebe es also nicht zu lange auf, einen genauen Blick auf deine Datensätze zu werfen. Auch wenn die allererste Änderung ein großes Projekt wird, erleichtert es dir auf lange Sicht deutlich den Außenhandel. Weitere Tipps zur Korrektur und Änderung deiner Stammdaten findest du im Leitfaden. Außerdem bekommst du darin die wichtigsten Infos zu den Änderungen 2021! Lade ihn dir herunter und kontaktiere uns gerne, wenn du Unterstützung bei Digitalisierung und Qualitätsprüfung brauchst.