„Videos aufzeichnen ist doch total aufwendig!“ – ein Satz, den wir bei den Grenzlotsen zu Beginn oft gehört haben. Unsere Erfahrung zeigt jedoch das Gegenteil: Kurze Videos sind effizient, unkompliziert zu produzieren und lassen sich hervorragend in den Arbeitsalltag integrieren – insbesondere im Bereich Zoll, wo Wissen oft spezialisiert und erklärungsbedürftig ist.

Warum wir auf Videos setzen

Seit einigen Monaten dokumentieren wir bei der Grenzlotsen GmbH fachliches und organisatorisches Wissen in Form kompakter Erklärvideos – direkt aus dem Tagesgeschäft heraus. Kein aufwendiges Setup, kein Drehbuch. Stattdessen: Bildschirmfreigabe, Aufnahme starten, Inhalte erklären – fertig.

Zollwissen das wir aufzeichnen

Unsere Video-Dokumentation umfasst unter anderem:

  • Rollenspezifisches Fachwissen für ein schnelleres, strukturierteres Onboarding neuer Kollegen
  • Informationen zur Unternehmenskultur, z. B. zu Veranstaltungen oder Urlaubsregelungen
  • Kurze Prozess- oder Aufgabenbeschreibungen, die sonst in langen E-Mails oder unübersichtlichen Word-Dokumenten untergehen

Die Vorteile des Videoformats im Überblick

  • Schnelle Wissensdokumentation ohne langwierige Textarbeit
  • Effizienteres Onboarding – wiederkehrende Fragen sind bereits beantwortet
  • Nachhaltige Wissensverteilung, insbesondere bei häufig gestellten Zollfragen

Und das alles ohne komplexes Intranet-System. Ein gemeinsam zugänglicher Ordner mit Suchfunktion genügt.

So helfen Erklärvideos, Zollwissen im Team zu verankern

„Das habe ich doch schon zehnmal erklärt…“ – muss nicht sein

Wer im Zollbereich arbeitet, kennt diese Situationen:

  • Immer wieder dieselbe Frage zu einem bestimmten Ausfuhrprozess
  • Unklare Zuständigkeiten bei der Einreihung von Waren
  • Wiederholte Rückfragen zu notwendigen Unterlagen

Auch bei uns war das der Fall – und genau deshalb haben wir ein eigenes, schlankes Zoll-Intranet gebaut: kurze, verständliche Erklärvideos, jederzeit abrufbar.

So einfach sicherst Du Zollwissen im Videoformat

  1. Einmal erklären, mehrfach nutzen: Nutze Tools wie Microsoft Stream, Loom oder Vimeo, um Fachprozesse oder häufige Fragen einmal sauber zu erklären. Die Bedienung ist intuitiv, die Videos lassen sich beliebig oft teilen.
  2. Zentrale Sammlung aller Videos: Lege einen strukturierten Ordner an, z. B. nach Themen oder Prozessen sortiert. Verlinke relevante Videos direkt in Arbeitsanweisungen, Checklisten oder auf eurer internen Plattform.
  3. Zugänglich für alle im Team: Stelle sicher, dass alle Mitarbeitenden schnellen Zugriff auf die Inhalte haben – ohne Rückfragen, ohne Link-Chaos.

Das Ergebnis

Das interne Videointranet hat bei uns schnell Wirkung gezeigt: Statt wiederkehrende Fragen mehrfach zu beantworten, können wir nun auf kurze Videos verweisen – jederzeit abrufbar, verständlich erklärt. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Prozesssicherheit im Team. Neue Kolleg:innen finden sich schneller zurecht, Aufgaben können bei Abwesenheiten leichter übernommen werden und jeder weiß, wo er oder sie nachschauen kann, wenn doch mal etwas unklar ist.

Fazit

Du brauchst kein teures System, keine Kameraausstattung und kein großes IT-Projekt. Ein funktionierendes Mikrofon, ein einfacher Bildschirmrekorder und etwas Zeit reichen völlig aus, um Wissen nachhaltig zu sichern.

Unser Tipp: Starte mit den drei häufigsten Fragen, die Dir im Alltag begegnen. So baust Du Schritt für Schritt eine Videodatenbank auf, die Dir und Deinem Team spürbar Zeit spart – gerade bei komplexen Zollthemen.

💡 Interesse an weiteren Tipps für den Zollalltag? Einblicke wie diese und weiteres Zollwissen teilen wir regelmäßig auf LinkedIn. Schau doch mal vorbei – wir freuen uns auf den Austausch!