Outsourcing Teil IV: Wie du deinem Outsourcing-Partner durch ein strukturiertes Onboarding den Einstieg erleichterst

Die Einplanung ausreichender Zeit für diese Phase ist entscheidend, da sie den Grundstein für die Beziehung und die künftige Zusammenarbeit beider Parteien legt. Es ist ebenfalls sinnvoll zu überlegen, wie das Projekt schrittweise an den Outsourcing-Partner übergeben werden kann. Durch diesen graduellen Ansatz kann die Fachkompetenz des Dienstleisters schrittweise überprüft werden und gleichzeitig wird vermieden, dass durch mögliche Wissenslücken zu Beginn kritische Fehler auftreten.

Phasen des Onboarding-Prozess

1. Zugriff auf IT-System: Das Onboarding startet in der Regel mit der Einrichtung des IT-Systemzugriffs für den Dienstleister, wobei dies entweder über eine VPN-Verbindung oder durch Bereitstellung firmeneigener Hardware erfolgen kann. Um zeitliche Verzögerungen zu vermeiden, ist es empfehlenswert, dass die Fachabteilung alle notwendigen IT-Zugriffe bereits vor Vertragsbeginn beantragt und sicherstellt.

2. Kick-Off Termin: Während des Kickoff-Termins sollten zentrale Aspekte geklärt werden, um einen reibungslosen Projektstart zu gewährleisten. Dies umfasst die Festlegung der Regelkommunikation, die Priorisierung der anzugehenden Prozesse, die Benennung von Ansprechpartnern für Rückfragen und weitere relevante Informationen, die für den erfolgreichen Projektbeginn entscheidend sind.

3. Abstimmungsrhytmus: In den ersten Tagen des Übergabeprozesses sind tägliche Abstimmungen ratsam, um eine effektive Einarbeitung des Dienstleisters sicherzustellen. Nach erfolgreicher Integration und stabilen Prozessabläufen können die Abstimmungen dann auf wöchentliche oder monatliche Treffen umgestellt werden.

4. Prozessoptimierung: Im Anschluss an die Einarbeitungs- und Evaluierungsphase sollten die Prozesse durch den Dienstleister, falls nötig, modifiziert und verbessert werden. Alle vorgenommenen Anpassungen sind in einem Prozesshandbuch zu dokumentieren, um eine transparente und nachvollziehbare Prozessführung zu gewährleisten.

5. Neuen Bedarf anmelden: Sollten im Laufe der Zusammenarbeit neue Anforderungen aufkommen, ist es wichtig, den bewährten Onboarding-Prozess zu wiederholen. Nach der Anmeldung des neuen Bedarfs erfolgt die sorgfältige Übergabe und Optimierung des Prozesses, bevor dieser vollständig in den operativen Alltag integriert wird.

Ergebnisreporting im Outsourcing: Transparenz, KPIs und Effizienzoptimierung

Um Transparenz und Einblick in die Ergebnisse zu schaffen, ist ein Ergebnisreporting unerlässlich im Outsourcing. Eine Studie von Deloitte hebt hervor, dass Transparenz als der am höchsten geschätzte qualitative Aspekt bei externen Dienstleistern gilt [Deloitte Global Outsourcing Survey 2022].

1. KPI-Definition: Die KPIs werden in der Regel bereits während des Vertragsabschlusses oder im Rahmen des Onboarding-Prozesses festgelegt. Falls dies nicht erfolgt ist, sollte dieser Schritt umgehend nachgeholt werden. Hierbei ist es sinnvoll, spezifische Kennzahlen wie die Anzahl der Vorgänge pro Prozess im Monat oder Quartal und die aufgewendeten Zeiten in verschiedenen Bereichen (einschließlich IT-Störungen) zu definieren.

2. Effizienz und Trends: Durch das Ergebnisreporting kann festgestellt werden, ob die Optimierungsmaßnahmen des Dienstleisters den Prozess tatsächlich effizienter gestalten. Der Vergleich von Ergebnissen und KPIs mit vorherigen Zeiträumen ermöglicht das Erkennen von Trends und die Evaluation der getroffenen Maßnahmen.

3. Aufwandsdarstellung: Das Ergebnisreporting umfasst auch die detaillierte Darstellung des Gesamtaufwands, einschließlich operativem Aufwand, Projektmanagement, Prozessoptimierung und IT-Themen.

4. Optimierungspotenziale: Das Reporting schafft nicht nur Transparenz, sondern dient auch dazu, mögliche Optimierungspotenziale zu erkennen. Durch die Analyse von Daten und Erfahrungswerten des Outsourcing- Partners können gezielte Maßnahmen identifiziert werden, um bspw. die Bearbeitungszeiten weiter zu reduzieren und die Gesamteffizienz zu steigern.