Wann das Auslagern von Zollprozessen lohnenswert sein kann
Im Laufe unserer Zusammenarbeit mit Unternehmen aller Größen haben wir festgestellt, dass die Gründe für Unternehmen, sich dem Outsourcing von Zollprozessen zuzuwenden, vielfältig sind. Hier teilen wir einige Einsichten aus der Zusammenarbeit mit unseren Kunden und warum sich das Outsourcen lohnt:
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- Kosteneinsparungen: Bei der Kostenfrage haben wir gelernt, dass Outsourcing nicht nur eine Frage des Sparens ist, sondern auch eine strategische Entscheidung darstellt. Indem unsere Kunden Aufgaben an spezialisierte Dienstleister auslagern, schaffen sie Freiräume im Budget, die sie in andere wichtige Bereiche investieren können. Unsere Erfahrung zeigt: Outsourcing ist oft das Budget-Wunder, das Unternehmen benötigen.
- Fehlende Ressourcen und Expertise: Die Zollabteilung ist oft ein Bereich, der unter Personalmangel leidet, da ihre Bedeutung im Unternehmen nicht immer sichtbar ist. Wir haben beobachtet, dass vor allem in Zeiten neuer Regularien das fehlende Expertenwissen schmerzlich auffällt. Laut der Deloitte Global Outsourcing Survey 2022 entscheiden sich 45 % der Führungskräfte bei sich ändernden regulatorischen Anforderungen für das Outsourcing.
- Demografischer Wandel als Herausforderung: Der demografische Wandel stellt eine weitere Herausforderung dar. Das Know-how liegt oft bei älteren Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, während der Nachwuchs noch auf sich warten lässt. Aus unseren Beobachtungen wissen wir, dass trotz Bemühungen, den Zollbereich attraktiver zu machen, die Lücke nicht so schnell geschlossen werden kann.
- Kernkompetenzen im Fokus: Uns ist aufgefallen, dass Unternehmen, die sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren wollen, andere Aufgaben wie die Zollabwicklung auslagern. Sie erhoffen sich dadurch eine effizientere Bearbeitung und Risikominimierung. Große Unternehmen setzen sogar auf die Verteilung der Zollabwicklung auf mehrere Dienstleister, um das Risiko weiter zu minimieren.
- Lernen durch Outsourcing: Für Unternehmen, die neu in den Bereichen Import und Export sind, hat sich Outsourcing als wertvolles Lerninstrument erwiesen. Es ermöglicht eine schrittweise Einführung in die komplexe Welt der Zollabwicklung, ohne die internen Ressourcen zu überfordern.
- Sicherheit durch Kontinuität: Eine der größten Gewissheiten, die Outsourcing bietet, ist die kontinuierliche und lückenlose Abwicklung von Zollprozessen. Externe Dienstleister garantieren ihre Verfügbarkeit, was für Unternehmen eine wichtige Sicherheit darstellt.
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Entscheidungsgrundlagen für das Outsourcing von Zollprozessen
Die Auswahl der auszulagernden Prozesse hängt von der Unternehmensstruktur und den verfügbaren Ressourcen ab. Theoretisch kann jeder Zollprozess von einem externen Dienstleister übernommen werden. Es ist allerdings entscheidend, die Tragweite der Prozesse im Voraus zu berücksichtigen, um die richtige Balance zwischen Outsourcing und internem Management zu finden.
Zudem ist zu bedenken, dass ein wesentlicher Unterschied zwischen einmaliger Beratung und dem langfristigen Auslagern von Prozessen besteht.
Zur Bewertung der Eignung für das Outsourcing sind Faktoren wie Risiko, Langfristigkeit, Prozessqualität, Kosten und regulatorische Anforderungen zu berücksichtigen.
Praxis-Beispiele: Diese Zollprozesse bieten sich für das Outsourcing an
Im Laufe unserer Erfahrung haben wir einige Schlüsselbereiche identifiziert, in denen das Outsourcing von Zollprozessen nicht nur sinnvoll, sondern auch strategisch klug sein kann. Hier möchten wir euch einen Einblick geben, in welche Zollprozesse viele unserer Partner erfolgreich externe Expertise einbinden:
Outsourcing der Importabwicklung
Die Durchführung der Zollabfertigung kann ein wahres Labyrinth sein. Externe Dienstleister, die sich auf diese Aufgaben spezialisiert haben, sorgen für einen reibungslosen Ablauf und entdecken oft Optimierungspotenziale, die intern vielleicht übersehen würden.
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- Zollanmeldung: Die Erstellung und Einreichung der notwendigen Dokumente sowie die Kommunikation mit den Zollbehörden sind bei einer Zollagentur in erfahrenen Händen. Ihre Spezialisierung und langjährige Erfahrung ermöglichen es, den Prozess nicht nur zu vereinfachen, sondern auch zu beschleunigen.
- Lieferketten-Compliance: Mit externen Experten an eurer Seite könnt ihr sicher sein, dass eure Lieferketten den aktuellen Compliance-Anforderungen entsprechen. Dies gibt ein zusätzliches Maß an Sicherheit in einem komplexen regulatorischen Umfeld.
- Speditionen übernehmen Importabwicklung: Wenn eine Spedition den Import eurer Waren übernimmt, kümmert sie sich häufig auch um die gesamte Importabwicklung, einschließlich aller notwendigen Bewilligungen und Genehmigungen. Wir wollen aber darauf hinweisen, dass die Haftung im Regelfall dennoch beim Unternehmen und nicht beim Spediteur liegt.
Outsourcing der Exportabwicklung
Die Kenntnis und Überwachung von Exportkontrollvorschriften sind essenziell, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden. Externe Dienstleister sorgen dafür, dass eure Exporte stets den geltenden Gesetzen entsprechen.
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- Embargoprüfung: In der schnelllebigen Welt der internationalen Handelsvorschriften ist es entscheidend, immer auf dem neuesten Stand zu sein. Externe Dienstleister gewährleisten, dass ihr in Übereinstimmung mit allen relevanten Sanktionen und Embargos handelt.
- Exporkontrollrechtliche Produktklassifizierung: Die korrekte Klassifizierung und Dokumentation von Dual-Use-Gütern kann eine Herausforderung sein. Hier bieten externe Dienstleister unverzichtbare Fachkenntnisse.
Outsourcing des Stammdatenmanagements
Die Pflege von Stammdaten ist ein kritischer Faktor für effiziente Zollprozesse. Durch Outsourcing könnt ihr sicherstellen, dass eure Daten stets aktuell und korrekt sind, um Verzögerungen zu vermeiden.
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- Tarifierung/Einreihung: Die exakte Klassifizierung von Waren ist ein Muss für den reibungslosen Zollprozess. Externe Experten unterstützen dabei, die richtige Einreihung kontinuierlich zu gewährleisten.
- Ursprungszeugnisse und Präferenznachweise: Die Erstellung dieser Dokumente, unter Berücksichtigung von Handelsabkommen, kann kompliziert sein. Externe Spezialisten sorgen für die notwendige Genauigkeit und Compliance.
Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass das Outsourcing dieser Prozesse nicht nur eine Entlastung darstellt, sondern auch Qualität und Effizienz in eure Zollabwicklung bringt.
FAZIT:Das Outsourcing bestimmter Zollprozesse ist weit mehr als eine Kostenfrage. Es ist eine strategische Entscheidung, die Unternehmen ermöglicht, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren, während sie sich auf die Expertise spezialisierter Dienstleister verlassen können. Von der Import- und Exportabwicklung über die Einhaltung von Compliance-Anforderungen bis hin zur Pflege von Stammdaten – das Outsourcing bietet eine Lösung für vielfältige Herausforderungen im Zollbereich.
Die Erfahrungen aus unserer Zusammenarbeit mit unseren Kunden haben gezeigt, dass eine gut durchdachte Outsourcing-Strategie nicht nur zu finanziellen Einsparungen führen kann, sondern auch die Qualität und Effizienz der Zollprozesse erheblich verbessert. Dabei ist es wichtig, einen vertrauenswürdigen Partner zu wählen, der nicht nur die nötige Expertise mitbringt, sondern auch die spezifischen Bedürfnisse eures Unternehmens versteht und adressiert.
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