Was bedeutet Unterlagencodierung in der Ausfuhranmeldung?
Was genau verbirgt sich denn hinter der Codierung? Unterlagencodierungen sind standardisierte Schlüssel, mit denen Du in der ATLAS-Ausfuhranmeldung bestimmte Sachverhalte rechtlich bindend gegenüber dem Zoll erklärst.
Dazu gehören etwa:
- das Vorhandensein oder Nichtvorliegen von Genehmigungen
- bestimmte Prüfungen gemäß Außenwirtschaftsverordnung (AWV)
- Dokumente zur Waren- oder Rechtslage
- sowie Prüfergebnisse zu Dual-Use-, Abfall-, Ozon- oder Embargo-Vorschriften
Wichtig: Jede Codierung ist eine rechtsverbindliche Erklärung des Anmelders gegenüber der Zollbehörde. Falschangaben können zur Nacherhebung, zur strafrechtlichen Verfolgung oder zum Verlust von Vereinfachungen führen.
Pflicht zur Codierung: Wann muss was angegeben werden?
Die Pflicht zur Codierung ergibt sich für Exportkontrollrechtliche Themen z.B. aus § 23 AWV in Verbindung mit den zollrechtlichen Vorgaben. In der elektronischen Ausfuhranmeldung musst Du bei genehmigungspflichtigen Ausfuhren unter anderem angegeben:
- die passende Genehmigungscodierung (z. B. X060 für eine Einzelausfuhrgenehmigung)
- Listen- oder Güterposition gemäß Ausfuhrliste oder EU-Verordnung
- Referenznummer der Genehmigung bzw. BAFA-Bescheinigung
- Ausstellungsdatum und Gültigkeitsende
Sollte Deine Ausfuhr nicht genehmigungspflichtig sein, solltest Du dennoch eine Negativcodierung angeben, wie z. B. Y901 (nicht unter Dual-Use VO gelistet). Eine rechtliche Verpflichtung besteht im Regelfall dazu nicht, aber bei fehlenden Codierungen kann es zu Verzögerungen und Rückfragen durch die Zollstelle kommen.
Es gibt natürlich noch andere Rechtsgebiete bzw. Verbote und Beschränkungen aus denen eine Pflicht zur Codierung besteht.
Systematik der Unterlagencodierungen: Übersicht für die Praxis
Um den Überblick zu behalten, haben wir hier für Dich die wichtigsten Codierungsarten zusammengefasst:
1. Zusatzcodes
Diese werden auf tariflicher Ebene verwendet, insbesondere bei Besonderheiten.
Beispiele:
- Meursing-Code (z.B. 7001)
- bei Nichterfassungen (z. B. 4999 = nicht betroffen von der Ozon-VO)
Wichtig: Zusatzcodes betreffen nicht die klassischen Unterlagenfelder.
2. Klassische Unterlagencodierungen
Hier gibst Du an, welche Dokument der Anmeldung beigefügt sind.
Beispiele:
- N380 für Handelsrechnung
- N271 für die Packliste
Neben der Codierung musst Du auch die Dokumentenbezeichnung angeben.
3. Codierung für Prüfergebnisse
Mit diesen Codierungen gibst Du das Ergebnis Deiner Prüfung an, auch wenn kein physisches Dokument vorhanden ist.
Beispiele:
- Y901: Keine Listung in Anhang I der EU-Dual-Use-Verordnung
- Y923: Nicht unter Abfallrecht fallend
- Y920/Länderkürzel: Nicht unter Embargoverordnung fallend
Exportkontrolle und Codierung: Vier zentrale Prüfpunkte
Im Rahmen der Exportkontrolle solltest Du jede Ausfuhr hinsichtlich folgender Aspekte prüfen und codieren:
- Prüfung der Geschäftspartner: Liegt ein Eintrag auf EU-Sanktionslisten vor?
- Länderembargo: Ist das Bestimmungsland von einem Total-, Teil- oder Waffenembargo betroffen?
- Produktklassifizierung: Ist die Ware ein gelistetes Gut (z. B. Rüstungsgut oder Dual-Use)?
- Endverwendung: Besteht ein Verdacht auf sensitive Nutzung (z. B. militärisch, nuklear)?
Nur wenn alle vier Punkte geprüft und ggf. belegt sind, kannst Du die Codierung rechtskonform vornehmen.
Praxisbeispiel: Export eines Medizintechnikprodukts nach Südkorea
Ein Fall aus dem Arbeitsalltag: Ein Medizintechnikunternehmen exportiert ein Analysegerät nach Südkorea. Die Zolltarifnummer weist im EZT-Online auf einen möglichen Dual-Use-Bezug hin.
Was passiert jetzt?
Die Sachbearbeitung prüft:
- Keine Listung des Produkts in Anhang I der EU-Dual-Use-VO
- Kein sensitives Endverwendungsrisiko
- Kein Eintrag des Geschäftspartners auf Sanktionslisten
- Südkorea nicht von Embargomaßnahmen betroffen
Ergebnis der Codierung in der Ausfuhranmeldung:
- Y901: nicht gelistet unter Dual Use
- N380: Handelsrechnung
- 3LLD/NB: BAFA-Bescheinigung, keine Genehmigung erforderlich
Die Ausfuhr kann reibungslos und ohne Rückfragen oder Prüfverzögerungen abgewickelt werden.
Schritt für Schritt zu richtigen Codierungen
- EZT-Online aufrufen
- Zolltarifnummer und Zielland eingeben
- Fußnoten prüfen: Hinweise, Rechtsnormen und Genehmigungspflichten
- Rechtsgrundlagen verifizieren: Auch außerhalb des EZT
- Prüfergebnis dokumentieren und entsprechend codieren, z. B. Y901 oder X060
Tipp: Fußnoten im EZT sind keine rechtsverbindlichen Aussagen. Prüfe deshalb immer selbst, ob Deine Ware gelistet ist, inbesondere bei Dual-Use-Gütern.
Fazit
Die korrekte Unterlagencodierung ist ein zentrales Element rechtskonformer Exportprozesse. Als Zollbeauftragter solltest Du deshalb jede Codierung bewusst setzen, da Du damit eine rechtsverbindliche Aussage gegenüber der Zollverwaltung abgibst.
Unser Rat: Nimm Dir die Zeit für saubere Prüfprozesse, dokumentiere Deine Entscheidungen und halte alle Beteiligten im Team regelmäßig auf dem Laufenden. Dann steht einem sicheren und reibungslosen Export nichts im Weg.
