Stammdatenmanagement – Vorgehen in der Klassifizierung bei Stammdatenprojekten

Waren in den Karton, Adresse drauf und ab zum Zoll? So einfach ist der Export leider nicht. Denn um die nationale und internationale Sicherheit und den Frieden zu gewährleisten, unterliegen einige Güter (und darüber hinaus auch Software und Technologie) besonderen Genehmigungspflichten. Zu prüfen ist hierbei im Wesentlichen, ob die Güter, die du versenden möchtest, als militärisch oder sogenanntes „Dual-Use-Gut“ eingestuft werden. Dual Use wird hierbei definiert als Güter, die sowohl zivil als auch militärisch eingesetzt werden können.

Wenn du jetzt denkst: „Mit Militär und Co. habe ich nichts am Hut“, dann ist das manchmal auch ein Trugschluss.  Bestimmte Rohre aus Carbon fallen zum Beispiel nur wegen ihres Materials und dem Verhältnis von Länge und Durchmesser unter die Dual-Use-Verordnung.

Es kommt also immer auf die objektiv technischen Eigenschaften der Ware an, nicht auf die subjektive Einschätzung des Unternehmens.

Jedes Unternehmen, das exportieren möchte, muss seine Waren deshalb im Rahmen des Stammdatenmanagements einer exportrechtlichen Kontrolle unterziehen. Grundlage dafür bilden im Wesentlichen Teil I der Ausfuhrliste sowie Anhang I und IV der Dual-Use-Verordnung. In den meisten Unternehmen wird häufig in der Ausfuhranmeldung einfach Y901 codiert, was eine rechtsverbindliche Erklärung darstellt und bedeutet, dass die Ware nicht als Dual-Use-Gut eingestuft wird.

Ohne Stammdatenmanagement keine Klassifizierung

Und an dieser Stelle kommt es häufig zu einem Problem. Viele Unternehmen stellen nämlich fest, dass bisher noch kein (ausreichendes) Stammdatenmanagement stattgefunden hat und damit die oben genannte Codierung gar nicht erfolgen darf. Denn jeder Artikel im Warenstamm sollte in den Stammdaten ein Ergebnis der Exportkontrolle vorweisen. Oder es sollte eine Dokumentation vorliegen, dass die Waren nicht unter entsprechende Verordnungen fallen. Wer nun einige tausend Artikel auf Lager hat, sieht da eine gewaltige Sisyphos-Aufgabe auf sich zukommen – doch zum Glück muss es das gar nicht werden!

Fakt ist nämlich: Im Vergleich zur Gesamtzahl der Güter eines typischen Unternehmens ist der Anteil der genehmigungspflichtigen Waren oftmals gering. Es braucht deshalb nur das richtige Vorgehen, um das Stammdatenmanagement und die Klassifizierung schnell und mit gutem Kosten-Nutzen-Aufwand durchzuführen.

Hier kommt es auch auf die Branche des Unternehmens an. Wenn ihr im Bereich Textilien und Lebensmittel unterwegs seid, ist es noch mal anders als wenn ihr einen militärischen Geschäftsbereich habt und Zulieferer für einen militärischen Flugzeugbau seid.

Wie also vorgehen bei einer riesigen Anzahl an Artikeln, die initial der produktbezogenen Exportkontrolle unterzogen werden müssen, ohne in der Arbeit neben dem Tagesgeschäft zu „versinken“?

Mach dir Stammdatenmanagement und Klassifizierung leichter – mit risikobasiertem Vorgehen!

Es gibt einen recht simplen Weg, dein Stammdatenmanagement effizient zu verwalten und so die exportrechtliche Kontrolle anzugehen. Wir empfehlen, deinen Artikelstamm in Gruppen einzuteilen:

• Gruppe C: Artikel, die aufgrund ihrer Eigenschaften keine Nähe zur Ausfuhrliste oder der Dual-Use-Verordnung aufweisen.
• Gruppe B: Artikel, die eine gewisse Nähe zur Ausfuhrliste bzw. Verordnung aufweisen.
• Gruppe A: Artikel, die eine sehr große Nähe zu den Vorgaben der Ausfuhrliste/Dual-Use-Verordnung aufweisen und damit ein hohes Risiko bedeuten.

Anschließend prüfst du die anfälligen Artikel aus Gruppe A genauer. Da diese die größte Nähe zur Verordnung haben, unterliegen sie mit hoher Wahrscheinlichkeit einer Genehmigungspflicht. Du kannst aber natürlich auch genau umgekehrt vorgehen und zuerst die Artikel prüfen, die am weitesten von den Verordnungen entfernt sind – und diese dann in relativ großen Gruppen ausschließen. Wichtig ist auch, die entsprechende Dokumentation risikobasiert aufzubauen. Damit sparst du dir häufig Papierkram.

Prüfe alle Artikel sorgfältig, damit es nicht zu bösen Überraschungen kommt

Hier bitte beachten: Wie schon gesagt, muss jeder deiner Artikel früher oder später geprüft werden. Denn es ist auch gut möglich, dass du einen völlig falsch einschätzt. Ein gutes Beispiel dafür sind Ventile. Die technischen Parameter zeigen häufig Prüfschritte, bei denen alle Eigenschaften zutreffen müssen, – das heißt: kumulativ. Wiederum gibt es Listenbedingungen, bei denen nur eine der Eigenschaften zutrifft.

Quelle: Liste der Dual-Use-Güter und -Technologie

Insofern ist es wichtig, die Prüfung genau und am besten mit technischer Unterstützung aus dem Unternehmen durchzuführen. Wenn die Ware schon im Export bereitsteht, dann ist die Prüfung eigentlich zu spät bzw. kann den Versand verzögern. Wird eine Prüfung nicht gewissenhaft durchgeführt, kann dies zu Ärger von Bußgeldern bis hin zu Strafverfahren führen.

Wenn du dein Stammdatenmanagement gewissenhaft verfolgt hast, kann dir außerdem noch eine andere Kategorie der Stammdaten bei der Exportkontrolle unterstützend helfen: Die Zolltarifnummer. Ist diese nämlich korrekt, findest du darüber in Datenbanken wie der EZT online oder im Umschlüsselungsverzeichnis des BAFA Hinweise, ob du speziell bei dieser Nummer noch einmal genauer nachschlagen solltest.

Weitere Hilfestellungen für die Klassifizierung im Stammdatenmanagement

Drei Tipps möchten wir dir noch mitgeben, um deine Artikel korrekt zu klassifizieren.

Das unverbindliche Stichwortverzeichnis

Im Stichwortverzeichnis des BAFA kannst du dir über Schlagwörter relevante Textstellen aus der Verordnung heraussuchen. So ersparst du es dir, die gesamte Verordnung durchzulesen. Genau wie die EZT online ist diese Auskunft jedoch unverbindlich und du kannst dich nicht darauf berufen.

Die Auskunftsgüterliste (AZG)

Wenn du 100 % auf Nummer sicher gehen möchtest, solltest du beim BAFA die Auskunftsgüterliste beantragen und erhältst darüber eine verbindliche Auskunft, ob deine Güter nun von Genehmigungspflichten betroffen sind oder nicht. Du musst dich dazu beim BAFA im elektronischen Portal ELANK2 registrieren und kannst dann kostenlos deine Anfrage stellen. Wir empfehlen aber, im Vorfeld die eigene Prüfung durchzuführen und entsprechende Dokumentation beim Antrag einzureichen. Ansonsten wird auch das BAFA Rückfragen haben.

Neben dem reinen Stammdatenmanagement und der produktbezogenen Prüfung sind natürlich auch andere Aspekte der Exportkontrolle zu beachten: Diese Fragen enthalten die wichtigsten Prüfpunkte und helfen dir somit, sicher zu exportieren:

Was exportierst du?

• Prüfen, ob diese Güter auf Listen stehen und Genehmigungen unterliegen, mit unseren oben genannten Empfehlungen im Bereich Stammdatenmanagement.

Wer ist im Prozess involviert?

• Prüfen, ob beteiligte Personen mit Sanktionen belegt wurden. Dazu zählt nicht nur der Empfänger, sondern z.B. auch Spediteure, Vermittler, Banken und andere Dienstleister.

Wohin willst du exportieren?

• Prüfen, ob gegen das Zielland Sanktionen oder Embargos verhängt wurden, die deine Artikel verbieten.

Wofür werden deine Güter verwendet?

• Prüfen, wie dein Kunde deine Waren weiterverarbeiten oder einsetzen möchte. Weißt du darüber genau Bescheid, erleichtert das die Beantwortung dieser Frage natürlich. Weigert sich dein Kunde, dir diese Informationen zukommen zu lassen, ist das ein Warnzeichen.

Gibt es extraterritoriale Beschränkungen?

• Bei US-Bezug kann auch der US-Reexport relevant werden. Das muss gesondert geprüft werden. Weiterhin ist das neue chinesische Exportkontrollrecht zu beachten.

Wir haben dazu ein neues Poster entworfen, dass dir einfach und ansprechend immer wieder die Prüfschritte der Exportkontrolle erläutert.

Was jetzt noch wichtig ist

Nun heißt es nur noch: Genehmigungen für alle Artikel und ggf. Geschäfte einholen, bei denen es erforderlich ist. Da dies etwas Zeit in Anspruch nehmen kann, solltest du dir einen ausreichenden Puffer einplanen und deine Kollegen aus dem Vertrieb und anderen Abteilungen entsprechend sensibilisieren. Einige Länder bieten allgemeine Genehmigungen – schau deshalb, ob sich diese nicht auch für dein Unternehmen lohnen, um zukünftige Exporte zu vereinfachen. Dazu musst du wissen, ob und unter welcher Güterlistenposition deine Ware gelistet ist. Beispiel: 2A226 (Ventil) nach Australien. Gib das einmal beim BAFA im AAG-Finder ein.

Ist das Thema Stammdatenmanagement und Klassifizierung damit abgehakt? Fast! Verlasse dich nicht darauf, dass nach einmaliger Klassifizierung alles stimmt. Anti-Folter-Verordnungen, die Ausfuhrliste oder die Anhänge der Dual-Use-Verordnung werden regelmäßig aktualisiert, Sanktionen und Embargos abgeschafft, verhängt oder angepasst. Damit die Zollprozesse deines Unternehmens auch weiterhin glatt laufen, solltest du hier also Acht geben, dass du immer auf dem aktuellen Stand bleibst.

Denn wer seine Stammdaten pflegt, geht damit auch bei der exportrechtlichen Kontrolle auf Nummer sicher und spart wertvolle Zeit, wenn es schnell gehen muss und die Ware schon im Lager steht.