Aktualisiert: 17.04.2024 Publiziert: 16.01.2024
Es ist für alle Beteiligten von Vorteil, interne Audits in regelmäßigen Abständen durchzuführen. Viele der Bereiche der Zollabwicklung unterliegen sich ständig ändernden Gesetzen und Regeln, die euer Unternehmen zu befolgen hat.
Bewilligungen und Prozesse sind mit Erleichterungen und Vorteilen verbunden. Eine stetige Pflege sowie die Einhaltung und Umsetzung ist aber unerlässlich. Eine Nachlässigkeit in diesen Bereichen kann schwerwiegende Folgen haben.
Daher lege deinen Fokus auf:
Monitoring- Instrumente haben sich inzwischen zu Best Practice-Ansätzen bei international agierenden Unternehmen entwickelt.
Kunden, Lieferanten und Behörden verlangen immer mehr, dass man sich an Compliance Regularien hält, nachvollziehbare und dokumentierte Prozesse und Strukturen vorweist, diese stetig erweitert und pflegt. Dies betrifft selbstverständlich auch – oder gerade – die umfangreicheren Themen, wie z. B. Exportkontrolle, Lieferkettengesetz, CBAM und EU-Holzhandelsverordnung, um nur mal einige zu nennen. Die Umsetzung und Verantwortung für eine saubere Dokumentation wird immer mehr den Unternehmen zugeschoben.
Um zu identifizieren, welche Unternehmensbereiche Berührungspunkte mit dem Zoll haben, hilft es, ein Organigramm mit dem Unternehmensaufbau zu erstellen.
Die Bereiche mit Zollberührung definiert man genauer:
Hol dir Informationen ein, fasse sie zusammen und bewerte diese. Im nächsten Schritt kannst du dir überlegen, wie du die vorhandenen Verbesserungsvorschläge in die laufenden oder neuen Strukturen einarbeiten kannst. Hierbei solltest du dir folgende Fragen stellen:
Der Auditor möchte nicht nur Fachwissen, sondern auch Unterlagen prüfen
Daher sind folgende Unterlagen für ein erfolgreiches Audit wichtig:
Basierend auf diesen Dokumenten erarbeite dir für die einzelnen Abteilungen/Personen Fragenkataloge, um mit allen Beteiligten Arbeitsanweisungen an Beispielfällen zu bearbeiten, um zu sehen, ob für alle Beteiligten die Fälle schlüssig und nachvollziehbar sind oder ob Fragen aufkommen. Führe die Interviews mit Ruhe und klaren Fragen durch, um Missverständnisse oder Unwohlsein zu vermeiden. So bekommen Checklisten und Protokolle eine wertvolle Aussagekraft.
Das Ziel eines Audits ist, dass die Zollprozesse für jede Abteilung und jeden Mitarbeiter klar definiert und strukturierter sind und alle Beteiligten ihre Verantwortlichkeiten kennen. Somit bleiben bei dir nur die Koordinations-Kontrollaufgaben, welche z. B. in das interne Kontrollsystem (IKS) integriert werden können, um die Risiken zu minimieren und es leichter „up to date“ zu halten.
Mit regelmäßigen internen Zollaudits schützt du dein Unternehmen vor Schaden, Kosten und Problemen. Denn bei den Audits wird geprüft, ob interne Vorgaben, Gesetze, Regeln und Normen überprüft eingehalten werden. Dies kann durch Stichproben von einzelnen Fällen, Aufträgen oder Abläufen auditiert und in einem Bericht verfasst werden. So wird geprüft, ob Theorie und Praxis zusammenlaufen.
Leider gibt es immer Gründe, warum Dinge nicht so laufen, wie sie sollten, z.B. Zeitgewinn durch Umgehung der Norm, fehlendes oder veraltetes Wissen, ungeeignetes oder nicht genug ausgebildetes Personal, nicht genau definierte Anweisungen oder auch zu komplizierten Abläufen. Deswegen erklärt den Kollegen, dass es keine persönliche Prüfung ist, sondern Prozesse geprüft und verbessert werden sollen.
An einem Audit sollten, außer den Auditoren, immer nur auskunftsberechtigte und fachbezogene Kollegen aus den entsprechenden Abteilungen beteiligt sein und diese sollten nur zu ihren Prozessen auditiert werden. Für die Kollegen kann es auch vorkommen, dass es unangekündigte Audits seitens der Geschäftsführung gibt, ansonsten werden diese aber in der Regel angekündigt und vorab informiert, wie man sich vorbereiten muss (Interne Revision).
Audits können ein MUSS sein, z.B. bei einer ISO-Zertifizierung, aber sollten generell jährlich in bestimmten Bereichen (Export, Import, Exportkontrolle, Tarifierung, Präferenzen etc.) durchgeführt werden.
Je nach Komplexität bietet es sich an, einen externen Auditor zu beauftragen, was auch den Vorteil hat, dass die Person den unbeeinflussten Blick von Außen hat und neue Perspektiven aufzeigen kann. Hier kommen dann Customs Consultants oder bei komplexeren Themen auch Steuerberater sowie Juristen infrage. Je nach Umfang, Bereichen und Standorten können hier die Kosten sehr schwanken.
Du kannst die Audits aber auch selbst durchführen und somit Kosten, Nutzen und Innovation selbst bestimmen. Dies führt meistens zum immer wichtiger werdenden Thema „Digitalisierung“ – denn so können Unterlagen direkt geprüft oder fehlende Angaben unkompliziert ergänzt werden.
Es ist als Unternehmen immer ratsam, Prozessbeschreibungen aller Zollvorgänge sauber zu hinterlegen:
FAZIT: Ein Zollaudit, strukturiert in Dokumentation, Protokollerstellung und Berichterstattung, ist entscheidend für die Einhaltung sich wandelnder Gesetze im Zollbereich. Durch regelmäßige interne Audits können Unternehmen ihre Compliance sicherstellen, Prozesse optimieren und Risiken minimieren. Die Berichte sollten alle relevanten Details enthalten, von beteiligten Personen bis zu nächsten Schritten. Effektive Audits benötigen eine gründliche Vorbereitung, einschließlich der Einbindung aller zollrelevanten Bereiche. Die Kombination von internen Prüfungen und der Perspektive externer Experten garantiert einen umfassenden Überblick und kontinuierliche Verbesserungen. Regelmäßige Updates und Anpassungen an Zollprozessen sind für jedes Unternehmen unverzichtbar, um langfristig erfolgreich und konform zu agieren.
