Regelmäßige Audits – Teil II: Step-by-Step durch ein Zollaudit

Eine generelle Empfehlung vorneweg: Lege einen separaten Ordner (online oder physisch) mit allen notwendigen Unterlagen, Quellen und Ergebnissen an, um auch später noch nachvollziehen zu können, wie der Ablauf und die Ergebnisse waren. Unser Tipp beim Online-Ordner: im internen Kontrollsystem (IKS) mit einem Ordner Audits/Prüfungen einfügen und somit perfekt in die Struktur miteinarbeiten.
Diesen Ordner mit dem entsprechenden Jahr/ Monat benennen und eine Unterstruktur darin aufbauen, wie z.B. Datensammlung, Recherche/Analyse-Ergebnis.
Das Ergebnis: AUDITPLAN kombiniert mit einem sich immer ändernden IKS-System. Ziel sollte es für dich und dein Unternehmen sein, einen Plan zu erstellen der verständlich, aber auch nachhaltig die internen Abläufe prüft und bewertet. Mit einer Prüfung kann der aktuelle IST -Zustand abgebildet werden und man kann es mit vorherigen Ergebnissen vergleichen und für die Zukunft anpassen.

Step-by-Step durch das Zollaudit:

1. Digitalisierung von Audits

Was wäre, wenn man die Audits nicht nur selbst durchführt, sondern auch noch selbst digitalisiert? Das hieße, dass Maschinen die Prüfung von Dokumenten übernehmen und hier nach Unregelmäßigkeiten oder Fehlern suchen, was z.B. auch Stammdaten inkludieren könnte, wo dann Schritt für Schritt eine Vereinfachung stattfinden würde. E-Learnings zur Weiterbildung, Schulung oder Auffrischung könnte man jährlich an Mitarbeiter senden und die Ergebnisse dann online prüfen und digital archivieren und ggf. Änderungen und Anpassungen an den Systemen vornehmen. Erstelle ein Konzept, welche Bereiche du in welchen Abständen prüfen willst, welches Ergebnis du erwartest und starte dann das Projekt „step by step“.

2. Ergebnis des Audits

Zum Schluss des Audits bietet es sich an, dass du Kollegen ein Feedback gibst, denn sie sollten wissen, was aus dem Gespräch weitergeleitet wird, damit es keine „Überraschungen“ gibt, wenn der Auditbericht der Geschäftsführung oder auch anderen Personen präsentiert wird. So baust du Vertrauen auf und künftige Audits werden mit Verständnis und mehr Leichtigkeit durchgeführt.

Leitfaden für die Feedback-Runde:

• Erster Eindruck?
• Was ist aufgefallen?
• Wo bestehen Lücken in den Vorgaben und welche Fehler wurden ggf. festgestellt?
• Wo haben die Kollegen Punkte, bei denen sie noch unsicher sind?
• Was wünschen sich die Mitarbeiter an Verbesserungen oder Vereinfachungen?
• Bedanke dich bei den Kollegen für die Mitarbeit, ihre investierte Zeit und ihren Mut, transparent zu kommunizieren.
• Es ist gewünscht, wenn du Positives auch als solches kennzeichnet und ebenso mitteilst, was gut umgesetzt wird.
• Betone nochmal, dass du zwar Auditor für Zollprozesse bist, aber eben nur prüfst oder neue Prozesse entwirfst.
• Erkläre, dass du selbst nicht Fehler und Missstände suchst, um jemanden anzuschwärzen, sondern um die Zusammenarbeit mit Kollegen, die Standards und Prozesse dadurch verbessern und erleichtern willst.

3. Ergebnisbewertung

Nach Abschluss der Audittätigkeiten bewertest du die Ergebnisse:

• • Identifizierung möglicher Abweichungen, Nichtkonformitäten oder Verbesserungspotenziale
  • Dokumentation im Bericht
  • Erstellung und Zurverfügungstellung des Berichts für die verantwortlichen Personenv

Es versteht sich von selbst, dass der Bericht nur was bewirken kann, wenn man ihn sinnvoll nachbereitet, damit Lücken und Fehler behoben, Verbesserungen implementiert und angestoßen werden können und das System so stetig weiterentwickelt und optimiert werden kann.

FAZIT: Effektives Zollaudit beginnt mit guter Organisation durch separate, strukturierte Ordner, idealerweise im internen Kontrollsystem (IKS). Die Digitalisierung von Audits ermöglicht Effizienzsteigerung und kontinuierliche Systemoptimierung. Wichtig ist, Feedback konstruktiv zu gestalten und Verbesserungen sowie Positives hervorzuheben. Nach Abschluss des Audits sollten Ergebnisse sorgfältig bewertet und dokumentiert werden, um Lücken zu schließen und Prozesse zu verbessern. Schlüssel zum Erfolg ist die Einbindung der Geschäftsführung, um eine reibungslose Umsetzung von Zoll- und Außenwirtschaftsprozessen zu gewährleisten.