1. Ohne Sichtbarkeit keine Akzeptanz für Deine Zollabteilung
Vielleicht kennst Du das: Zollprozesse gelten im Unternehmen oft als lästig, teuer oder als notwendiges Übel. Viele Kollegen sehen die Abteilung erst dann, wenn etwas nicht funktioniert.
Genau so war die Ausgangslage auch bei Kerstin: Die Abteilung war unsichtbar, kaum jemand wusste, wer wofür zuständig ist.
Was kannst Du tun? Nutze vorhandene Tools
Du musst dafür kein großes Budget haben. Kerstin zeigt, wie Du mit einfachen Mitteln Sichtbarkeit schaffen kannst:
- Intranet: Richte in Eurem Intranet eine Rubrik für Zollfragen ein. Nutze kurze, prägnante Beiträge, mit Wiedererkennungsstruktur und Bildern.
Wissensdatenbanken: Nutze OneNote oder vergleichbare Datenbanken, um speziell für Vertrieb/Versand klare, operative Anweisungen zu erstellen. Verzichte auf lange, komplizierte Paragrafen.
- Kurzvideos: Erkläre in 60–90 Sekunden einen Begriff oder Prozess persönlich und verständlich.
- Ihre Erfahrung: Selbst Kollegen aus Produktion und Logistik fingen an, die Inhalte aktiv zu lesen – weil sie verständlich, relevant und persönlich waren.
2. Stakeholder analysieren und gezielt kommunizieren
Wenn Du eine neue Rolle übernimmst oder die Abteilung neu positionierst, ist eine Stakeholder-Analyse Gold wert.
Kerstin hat sich gefragt:
- Wer sind eigentlich meine wichtigsten internen Partner?
- Wie funktioniert deren Arbeitsalltag?
- Welche Infos brauchen sie – und wie?
Beispiel: Ein CEO braucht kein AWG-Paragrafen-Monolog. Ein Vertriebler will wissen: „Was muss ich bei diesem Kunden prüfen und warum?“ Wenn Du Deine Kommunikation an die jeweilige Zielgruppe anpasst, wirst Du deutlich schneller akzeptiert und verstanden.
3. Quick Wins: Kleine Erfolge schaffen Vertrauen
Gerade am Anfang zählt nicht die komplette Zollstrategie, sondern kleine, sichtbare Verbesserungen.
Kerstin hat systematisch zugehört, Probleme aufgenommen und pragmatische Lösungen entwickelt. Ihre Standardformulierung: „Ich habe vielleicht nicht sofort die Antwort, aber wir finden gemeinsam eine Lösung.“
Damit erzeugst Du Zuverlässigkeit und Nähe. Zwei Faktoren, die entscheidend sind, um als Partner statt als „Blockierer“ wahrgenommen zu werden.
4. Storytelling statt Gesetzestexte (besonders in der Exportkontrolle)
Exportkontrolle ist für viele Mitarbeitende abstrakt. Wenn Du versuchst, Sanktionen mit Paragrafen zu erklären, schaltest Du die meisten Kollegen sofort ab.
Kerstin setzt deshalb auf Storytelling mit realen Fällen aus dem Unternehmen.
Sie nutzt das, was sie in ihrem taglichen Tun tatsächlich erlebt. Beispiele aus ihrer Exportkontroll-Praxis. Beispiele aus ihren Netzwerken. Kundenanfragen, die ungewöhnlich sind. Weil sie zum Beispiel einen ungewohnt hohen Warenwert enthalten. Oder weil eine sehr schnelle Abwicklung gewünscht ist. Besonders Anfragen von Neukunden, die außergewöhnliche Leistungen anfragen und sich damit als "Red Flags" entpuppen können, zeigen deutlich auf, worum es in der Exportkontrolle geht.
Solche Beispiele wirken, weil Mitarbeitende dadurch verstehen:
- Exportkontrolle ist real, nicht theoretisch.
- Verstöße können mitten im laufenden Geschäft auftreten.
- Du schützt das Unternehmen aktiv.
5. Management-Updates: Der stärkste Hebel für Anerkennung
Du kannst so gut arbeiten wie Du willst – wenn die Geschäftsleitung nicht versteht, was Du tust, wird sich die Wahrnehmung nicht dauerhaft ändern.
Kerstin hat daher quartalsweise Management-Updates eingeführt.
Wichtig:
- 1 Stunde Austausch – keine PowerPoint-Schlachten
- konkrete Fallbeispiele
- Risiken, Entscheidungen, Vorgehen erklären
- gemeinsame Einschätzung einholen
- Prozesse und Verantwortlichkeiten klären
Das Ergebnis: Der CEO steht hinter der Abteilung, kommuniziert deren Bedeutung aktiv und unterstützt bei kniffligen Fällen. Diese Rückendeckung verändert automatisch die gesamte Wahrnehmung im Unternehmen.
6. Worauf es beim Wissensaufbau als Quereinsteiger wirklich ankommt
Viele in unserem Beruf sind Quereinsteiger.
Der Wissensberg ist riesig, Zertifikate gibt es viele. Allerdings ersetzt einfach nichts das Lernen „on the job“.
Kerstins Lernstrategie:
- Newsletter abonnieren: Zoll, BAFA, IHK, Fachseiten – täglich scannen, Trends mitbekommen, Relevanz filtern.
- Selbst recherchieren: Zoll und BAFA liefern hervorragende Merkblätter und Arbeitshilfen. Ja, sie sind manchmal 30 Seiten lang – aber Du lernst damit eigenständig zu denken.
- Netzwerk aufbauen: LinkedIn, Stammtische, IHK-Kontakte – Fragen kostet nichts, und Du wirst wundern, wie hilfsbereit viele Kollegen sind.
- Lernen im konkreten Fall: Nicht versuchen, alles theoretisch zu beherrschen. Am INF4-Beispiel zeigt Kerstin: Ein neuer Fall → recherchieren → verstehen → dauerhaft wissen.
7. Zahlen & KPIs für das Management
Mehrere Teilnehmer berichteten, dass Zahlen im Management extrem gut funktionieren, z. B.:
- Einsparungen durch aktive Veredelung
- Import-/Exportvolumen
- Anzahl Embargofälle
- Bearbeitungszeiten
- Sonderfälle
Wichtig ist: Frage Dein Management: „Was wollt ihr wirklich sehen?“
Dann wird Dein Reporting zur Entscheidungshilfe – statt zur Pflichtübung.
Fazit
Der Austausch im Stammtisch zeigt deutlich: Du wirst nicht sichtbar, indem Du Gesetze zitierst. Du wirst sichtbar, indem Du verständlich kommunizierst, Lösungen anbietest und das Unternehmen schützt.
Mit gezielter Kommunikation, gutem Storytelling und einem regelmäßigen Austausch mit dem Management kannst Du Deine Zollabteilung strategisch positionieren – ganz unabhängig von Deiner Unternehmensgröße.
Kerstin Kopacz beweist: Mit Mut, Pragmatismus und guter Kommunikation kannst Du als Zollverantwortlicher enorm viel bewegen.
