Warum die Verzollung an einen externen Zolldienstleister abgeben?
Für zahlreiche Unternehmen ist es schlicht eine Frage der Effizienz:
- Zollformalitäten sind komplex, ändern sich ständig und benötigen Expertenwissen.
- Externe Zolldienstleister verfügen über Spezialsoftware, direkte ATLAS-Anbindungen und routinierte und praxiserprobte Abläufe.
- Nicht zuletzt lassen sich so interne Ressourcen schonen, gerade wenn in Versand- und Logistikabteilungen die Kapazitäten ausgelastet sind.
Trotzdem gilt: Die Verantwortung für die Richtigkeit bleibt immer beim Zollanmelder, sprich also beim Unternehmen. Deshalb sollten Fachbereiche genau wissen, was intern vorbereitet werden muss und wo sie besser die Zügel in der Hand behalten.
Was muss intern geklärt sein, bevor ein Zolldienstleister übernimmt?
Bevor Du loslegst, stehen ein paar wichtige Hausaufgaben an. Um Stolpersteine zu vermeiden solltest Du zu Beginn intern die folgende Fragen klären:
- Welche Rolle soll übernommen werden? Soll der Dienstleister lediglich als Zollagent oder auch als Frachtführer agieren?
- Handelt es sich um Importe, Exporte oder beides? Wie hoch ist das Sendungsvolumen?
- Welche Transportart dominiert? LKW, Luftfracht oder Seefracht?
- Existieren eigene Bewilligungen, bspw. als zugelassener Ausführer, die der Zolldienstleister in der Abwicklung nutzen darf?
- Existiert ein Aufschubkonto, welches der Dienstleister einbinden soll?
- Wie wird die Vertretung geregelt? Achtung bei indirekter Vertretung – hier kann es schnell heikel werden.
- Gibt es im Unternehmen eine zentrale Anlaufstelle für die Datenweitergabe?
- Welche Referenzen ziehen wir durch? Bestellnummer, Rechnungsnummer etc. für saubere Rückverfolgbarkeit.
- Sind unsere Stammdaten aktuell? Ohne gepflegte Zolltarifnummern, präzise Warenbeschreibungen und korrekte Zollwerte ziehen sich Prozesse, was schnell teuer werden kann.
Dabei ist immer zu bedenken: die Verantwortung für die Exportkontrolle liegt nach wie vor beim Unternehmen bzw. der Geschäftsführung, auch wenn der Zolldienstleister die Abwicklung übernimmt.
Wie viel kostet die Verzollung über einen Dienstleister?
Bei der Abwicklung von Zollangelegenheiten spielen verschiedene Faktoren eine Rolle, die sich auf die Höhe des Angebots auswirken.
Um ein möglichst akkurates Angebot zu erhalten, solltest Du schon im Vorfeld die folgenden Faktoren definieren können und transparent mit dem Zolldienstleister kommunizieren:
- Umfang der Abwicklung: Handelt es sich um Importprozesse, Exportprozesse oder beides?
- Sendungsvolumen und Frequenz: bei einem hohen Volumen ist es möglich, einen Rabatt zu verhandeln.
- Stammdatenqualität: Wie oft der Zolldienstleister bzgl. Details nachhaken muss, wirkt sich schlussendlich auf den Aufwand und damit die Kosten aus.
- Werden Aufschubkonten genutzt (spart Liquidität, ist allerdings meist mit zusätzlichen Kosten verbunden).
- Anzahl der Positionen pro Anmeldung: je mehr Positionen, desto aufwendiger
- Direkte vs. indirekte Vertretung: Letzteres ist oft komplizierter und damit kostenspieliger.
- IT-Anbindung: Werden Daten und Informationen automatisch über eine ATLAS-Schnittstelle übertragen oder werden Excel-Listen per E-Mail versendet?
Praxistipp: Gute Zolldienstleister denken mit und fassen Positionen zusammen, wo es rechtlich sauber möglich ist. Das spart Kosten, erfordert aber Erfahrung – und Vertrauen.
Zollvollmacht & Avise: Ohne Unterschrift geht nichts
Die Zollvollmacht ist im Außenwirtschaftsrecht immer relevant.
Vor Projektbeginn sollte geklärt werden:
- Soll die Zollvollmacht als Einzelvollmacht oder Generalvollmacht erteilt werden.
- Wurde die Zollvollmacht durch die Rechts- oder Compliance-Abteilung geprüft.
- Wie wird sichergestellt, dass bei der Beendigung der Zusammenarbeit die Generalvollmacht schriftlich widerrufen wird. Geschieht dies nicht, können im Ernstfall noch Zollanmeldungen in Namen des Unternehmens erfolgen.
Da aber auch bei einer Generalvollmacht die Verantwortung und Haftung weiterhin beim Unternehmen bleibt , solltest Du unbedingt Avise und Abgleiche mit Warenein- und -ausgang sowie mit Steuerbescheiden ganz genau prüfen.
Erlass, Erstattung, Korrekturen: Wer macht was?
Korrekturen bei Zollanmeldungen sind in der Theorie fast immer möglich. In der Praxis beschränkt es sich aber meist auf Felder wie Warenwert, Gewicht, Packstücke oder Incoterms.
Deshalb muss vorab geklärt werden, ob der Zolldienstleister auch Erlass- und Erstattungsfälle übernehmen soll. In diesem Fall muss die bestehende Vollmacht an das Zollamt weitergeleitet werden, damit beim Zoll ersichtlich ist, dass der Dienstleister bevollmächtigt ist, Korrekturen vorzunehmen oder Erlass- und Erstattungsfälle zu übernehmen.
Lohnt sich ein Zolldienstleister? Die Vor- und Nachteile im Überblick
Vorteile:
- entlastet interne Fachabteilungen
- kann eigene Bewilligungen nutzen
- schneller in der Abwicklung durch effizientere Prozesse
- Kann bei Ressourcenengpässen Aufgaben übernehmen
Nachteile und Risiken:
- Die Verantwortung und Haftung liegt weiterhin beim Unternehmen
- Die Kosten sind von vielen Faktoren abhängig und können sich abhängig von der Komplexität deshalb summieren
- Fehler in den Stammdaten sind aufgrund vermehrter Rückfragen und höherem Aufwand seitens des Dienstleisters teuer
Am Ende gilt: Wer gut vorbereitet ist, seine Stammdaten pflegt und klare Schnittstellen schafft, profitiert enorm von einem Zolldienstleister.
Fazit
Die Zusammenarbeit mit einem Zolldienstleister kann vieles erleichtern, ersetzt aber nicht die eigene Verantwortung. Denn im Außenhandel bleibt Dein Unternehmen der zentrale Ansprechpartner für Behörden, Kunden und Partner. Damit alles reibungslos läuft, brauchst Du eine klare Rollenverteilung, gepflegte Stammdaten und saubere Vollmachten. Nur so wird aus externer Unterstützung ein echter Gewinn – und keine zusätzliche Fehlerquelle.
