Hilfe, was nun?
Aktualisiert: 17.05.2024 Publiziert: 22.08.2023
Gemäß Außenwirtschaftsgesetz (AWG §23) hat man als Unternehmen eine allgemeine Auskunftspflicht. Ebenfalls muss man den Prüfern Zugang zu allen Bereichen gewähren, welche prüfungsrelevant sind und Räumlichkeiten zur Verfügung stellen.
Nach Vereinbarung zwischen Prüfer und Unternehmen und auch abhängig vom Volumen der zollrechtlichen Vorgänge und der zu prüfenden Unterlagen wird meistens eine Frist von bis zu 4 Wochen angesetzt, in denen man sich vorbereiten kann. Nach Absprache können bestimmte Daten in einem vorgegebenen Format auch elektronisch via USB oder anderem Datenträger zur Verfügung gestellt werden.
Damit sich die Behörde ein besseres Bild von der Situation machen kann, muss vor der Prüfung ein Fragebogen ausgefüllt werden. In diesem werden Informationen wie Firmenname, Geschäftsführung, Zollverantwortliche, Art der Tätigkeit, Export-Importvolumen, Warenarten etc. abgefragt.
Ein vorgeschlagener Terminbeginn kann seitens des Unternehmens auch verschoben werden, wenn bspw. die verantwortlichen Personen zu dem Zeitpunkt nicht vor Ort sind. Vorab sollte man sich außerdem intern absprechen, wer anwesend sein soll und welche Personen auskunftsberechtigt sind, denn Prüfer sind sehr gewitzt und versuchen auf unterschiedlichste Weise an Informationen zu gelangen.
Die Dauer der Prüfung richtet sich nach dem Volumen und was der Prüfer findet. Im Normalfall kann man aber mit ca. 5-7 Tagen rechnen. Bei Kleinstunternehmen oder fallbezogenen Prüfungen begrenzt sich die Dauer auf wenige Stunden oder ein bis zwei Tage.
Alle beteiligten Abteilungen sollten mit an Bord genommen werden (Einkauf, Vertrieb, Entwicklung, Finanzbuchhaltung, Logistik). Die Geschäftsführung sollte ebenso involviert sein, um auch dort die Thematik bewusst zu machen, auch wenn das Ergebnis der zusätzlichen Arbeit keinen direkten messbaren monetären Mehrwert bringt.
Genaue Definition von fachkundigen Personen, Stellvertretern (Personen/Firmendiagramm) ist immer von Vorteil. Um dem Prüfer den Nachweis der Befähigung darzulegen, sollte sich das verantwortliche Personal regelmäßig durch interne oder externe Schulungen weiterbilden, sowie andere Wissensquellen wie etwa Newsletter oder Fachbeiträge nutzen (BAFA, IHK, GTAI, Zoll; WUP etc.).
Eine gute Vorbereitung, gesetzeskonforme bzw. rechtssichere Zollprozesse und geschultes Fachpersonal sind die Basis dafür, dass die Zollprüfung erfolgreich absolviert wird.
Wer gut vorbereitet ist, hinterlässt nicht nur einen guten Eindruck, sondern spart sich auch Zeit bei der Prüfung.
1. Habt alle relevanten Unterlagen zur Hand (Bewilligungen, verbindliche Zolltarifauskünfte, Genehmigungen, Steuerbescheide, Kundenanfragen bis Exportvorgang usw.).
2. Seid mit euren Bewilligungen/Genehmigungen und anderen Zollprozessen vertraut.
3. Dokumente je Vorgang (Import & Export) mit Schriftverkehr z.B. BAFA inkl. Genehmigungen in einem 1 File zusammengefasst archivieren.
4. Ältere Prüfungsberichte sind für Prüfer maßgebend und werden herangezogen, um die Historie und deren Unzulänglichkeiten im Hier und Jetzt zu prüfen.
5. Aktuelle Prozessbeschreibungen (z.B. Exportkontrolle, Ausfuhr, Einfuhr, Stammdaten inkl. Datenblätter + Warenkatloge, Präferenzanwendung) dokumentieren, damit der Prüfer sieht, dass es eine Organisation bzgl. der Vorgänge gibt.
6. Insbesondere wenn man als Firma mit Dual Use/exportkontrollrechtlichen Waren handelt, ist ein internes Kontrollsystem (IKS) Pflicht, das den Ablauf von A-Z darlegt sowie IT-Systeme und Screening Prozesse (Kreditoren, Debitoren etc.) einschließt. Prüfer lassen sich den Weg der „Compliance“ zeigen oder legen auch mal gerne selbst „Hand“ an euren IT-System an – natürlich nur nach einer Einweisung. Sämtliche regelmäßige eigenen Kontrollen und Screenings sollten immer dokumentiert werden.
7. Auch formelle Aspekte wie Codierungen, Angaben von Unterlagen etc. werden durch die Prüfer gecheckt und sollten dementsprechend korrekt genutzt werden.
8. Aktuelle Anweisungen (intern oder auch an Kunden) sowie Dienstleistungsverträge mit Abfertigungsbrokern zeigen euer gut organisiertes System mit klaren Vorgaben, d.h. wer welche Daten (Preise, Incoterms, Tarifierung, etc.) zu liefern hat und wie der ganze Prozess abzulaufen hat.
9. Verbundene Firmen sollten mittels Intercompany/Transferpreismatrix definieren, nach welchem Prinzip gegenseitig Waren berechnet werden.
10. Lizenzvereinbarungen mit Firmen sind ebenfalls vorzuhalten, wenn diese aktiv genutzt werden.
11. Zieht euch Stichproben eigener Fälle vor dem Prüfungsbeginn und spielt intern durch, ob alle Unterlagen komplett sind und erklärt werden können.
12. Dem Prüfer nicht zu viel Auskunft geben, aber auch nicht zu wenig mitteilen. Wenn es zu kritisch wird, dann besser Rechtsbeistand hinzuholen.
Als objektive Partei erstellt der Prüfer anhand aller Informationen einen strukturierten Bericht und hat als Berichterstatter nur indirekten Einfluss auf Bußgeld-/strafrechtliche Folgen.
Ein Abschlussgespräch mit mindestens einem Vertreter und dem Prüfer beschließt die Prüfung. Hier wird generell zwischen einer Schlussbesprechung mit offiziellem Charakter (siehe Abgabenordung §201) oder bei Verzicht des Unternehmens auf eine Schlussbesprechung, aber einem abschließenden Gespräch mit inoffiziellem Charakter, unterschieden wird. Bei einer Schlussbesprechung nehmen meistens mehrere Personen beider Parteien teil. Unternehmen haben hier noch die Möglichkeit Punkte anzusprechen, die ggf. im Bericht nicht korrekt erfasst wurden. Es ist empfehlenswert, dass ein Geschäftsführer oder Prokura Verantwortlicher an der Schlussbesprechung teilnimmt.
Im Anschluss wird vom Prüfer ermittelt, ob Nacherhebungen oder Erstattungen an das Unternehmen belastet werden, die mittels eines Steuerbescheides festgesetzt werden. Der Prüfungsbericht wird im jeweiligen Sachgebiet ausgewertet und daraus die möglichen Folgen gezogen, wie z.B. Bewilligungsauflagen ergänzen/verschärfen. Der Bericht und der Steuerbescheid werden euch zugestellt. Der Bericht und Steuerbescheid ist zu prüfen und entweder zu akzeptieren oder Einspruch einzulegen. Im letzteren Fall sollte die Rechtsabteilung oder ein externer Anwalt hier die Führung übernehmen.
Handelt es sich um wiederholte Verstöße, dann wird das Ergebnis direkt an die jeweilige Straf-Bußgeldstelle weitergeleitet, die wiederum das Unternehmen informiert. Hierbei wird zwischen Arbeitsfehlern und Systemfehlern unterschieden, wobei Systemfehlern schwerwiegender geahndet werden. In allen Fällen wird auch immer auf die Verhältnismäßigkeit der Tätigkeit des Unternehmens Rücksicht genommen.
In den meisten Fällen werden Ordnungswidrigkeiten mit Bußgeldern belegt, aber im Exportkontrollbereich kann es auch zu strafrechtlichen Ahndungen bis zu Freiheitsstrafen für die Geschäftsführung kommen. Auch Bruttoabschöpfungen können eine Strafe für ein Unternehmen sein, bei der Gewinne oder sogar gesamte Umsätze eingezogen werden. Seitens der Zollbehörde ist auch der Entzug oder die Sperrung von zollrechtlichen Bewilligungen denkbar.
Die Zollbehörde bietet Unternehmen grundsätzlich an, sich selbst zu äußern, was durch fach- und sachkundige Mitarbeiter geschehen sollte. Dies bezieht sich auf Prozesse in der Vergangenheit und Gegenwart, um Fehler speziell im Außenwirtschaftsrecht in Zukunft zu vermeiden und Prozesse anzupassen. So kann der Behörde ggf. glaubhaft dargelegt werden, dass Prozesse vorhanden sind, aber durch einzelne Arbeitsfehler nicht beachtet wurden.
