Aktualisiert: 17.05.2024 Publiziert: 20.09.2021
Stell dir vor, du sitzt an deinem Arbeitsplatz und schaust auf dein „Dashboard“ als digitales Tool, auf dem alle für dich wichtigen Kennzahlen und Risikoparameter angezeigt werden, wie z.B. die Import- und Exportvorgänge des Unternehmens. Du kannst aber einfach filtern nach Spezialinformationen, wie Exporte in bestimmte Länder oder Ländergruppen. Du kannst Kosten der Zollabteilung kontrollieren, wie z.B. für Schulungen, externe Dienstleister, und deine eigenen Ressourcen steuern. Wenn beispielsweise die Embargoexporte zunehmen, braucht es mehr Ressource intern, um die Vorgänge zu prüfen und gegebenenfalls Genehmigungen zu beantragen.
Dein persönliches „Dashboard“ zieht sich aus allen relevanten Systemen von Zolldienstleistern, ERP und weiteren Datenquellen die Informationen relevanten Informationen zu den Ein- und Ausfuhrvorgängen und aggregiert sie sinnvoll.
Und noch besser: Wenn sich Abläufe verändern, Unternehmensbereiche hinzukommen oder wegfallen, kannst du dein flexibles Dashboard immer wieder adaptieren, so dass sich deine Kennzahlen immer auf das Wesentliche fokussieren.
Du willst Kennzahlen zur Steuerung und Überwachung deines Aufgabenfeldes nutzen? Dieser Artikel zeigt dir, wie du Kennzahlen so nutzen kannst, dass du damit sofort Risiken identifizieren und minimieren kannst. Du kannst deine Ressourcen besser steuern und damit auch Kollegen und Vorgesetzten im Unternehmen wichtige Informationen mitgeben, ohne im Detail zu versinken.
„Kennzahlen, das ist doch nur was für Controller aus dem Rechnungswesen“. Was sind die wichtigsten Kennzahlen, die du als Zollexperte wissen solltest? Die Antwort lautet: Es kommt darauf an. Wichtig ist zu wissen, wofür du verantwortlich bist und für welche Abläufe. Ist die Exportkontrolle stark vertreten durch viele Dual Use Güter und genehmigungspflichtige Vorgänge, wären neben den Exporten allgemein auch die Anzahl der Genehmigungen im Quartal, die Exporte in Embargoländer, als Basis interessant. Bei vielen Importen aus Präferenzländern, wäre dann die Nutzung dieser präferenziellen Vorteile zu monitoren.
Wenn du die Veränderungen der Standardabläufe bei Importen und Exporten im Auge behältst, bist du viel schneller in der Lage zu reagieren. Wenn durch gesetzliche Änderungen, wie zum Beispiel das Präferenzabkommen mit Japan oder anderen überprüft werden muss, ob dieses neue Abkommen für dich eine Rolle spielt, bist du schnell in der Lage, Zahlen über Japan Im- und Exporte auszuwerten und der Geschäftsleitung eine klare Empfehlung über die Nutzung des Abkommens abzugeben.
Das sind nur ein paar Beispiele, die dir zeigen sollen, dass Kennzahlen und das Steuern deines Bereiches aus der Metaebene für dich als Zollexperte in Zukunft unerlässlich sind. Du bist als Experte ein Berater im Unternehmen und bereitest damit wichtige Informationen auf, die zur Steuerung beitragen und damit auch Entscheidungsgrundlagen sind. Wir wollen dir ein paar Schritte an die Hand geben, mit denen du dich ganz einfach mit dem Thema Kennzahlen beschäftigen kannst.
Das wichtigste jedoch ist, bevor du über die Wahl des „Tools“ in Form einer Software entscheidest, solltest du dir im Klaren sein, welche Daten du benötigst und welche Kennzahlen für dich jetzt wichtig sind.
Als erstes musst du dir einen Überblick verschaffen, welche Systeme interessant sind, um deinen „Datenpool“ zusammenzustellen. Beispielhaft zu nennen sind hier das ERP System, wie z.B. SAP, bei vielen im Einsatz. Weiterhin können die Zollsysteme wichtige Daten liefern, von Anbietern wie AEB, Format, BEO oder weiteren. Solltest du deine Ein- und Ausfuhren nicht selbst abwickeln, frage deinen Zolldienstleister, ob monatlich die Daten der Ein- und Ausfuhren als XLS oder CSV Datei geliefert werden können. Auch mit der internen IT sollte man über mögliche Exportformate sprechen. Schnittstellen können dann angesprochen werden, wenn man sicher weiß, welche Daten man wie benötigt. Wichtig ist erst mal einen Überblick zu bekommen und die Daten zu sammeln. Hierbei zählt erst mal alles Verfügbare zusammenzustellen.
Der zweite Teil, nachdem du eine Übersicht über die Datensätze quantitativ hast, geht es darum zu prüfen, wie gut ist die Datenqualität? Welche Daten werden automatisiert erstellt, wie z.B. Belegnummern der Zollanmeldungen? Welche Daten werden durch menschliche Prozesse ermittelt, wie z.B. die Zolltarifnummern, oder Eingaben im Feld, „Referenz“? Am besten ist, sich erst mal eine große Tabelle zu erstellen und eine Übersicht. Als nächstes wäre zu prüfen, welche Daten nutzbar sind, um diese in ein Kennzahlenmodell einfließen zu lassen. Diese Phase kann je nach Qualität der Daten einige Zeit in Anspruch nehmen, da es die Voraussetzung für ein funktionierendes Kennzahlenmodell ist.
Welche Kennzahlen muss ich aus meinem Datenpool nun zusammenstellen? Das ist eine sehr häufige Frage. In einem Standardberichtswesen, welches am besten immer dem gleichen Aufbau folgt, sollte man sich überlegen: Möchte ich mit meinen Kennzahlen
Die Frage, was du aussagen möchtest, hängt wesentlich von der Frage ab, wofür bist du verantwortlich in deinem Arbeitsbereich? Für welche Prozesse bist du verantwortlich? Dann hilft es oftmals sich für das Thema Qualität und Compliance zu fragen, welches Ergebnis muss der Prozess zeigen, damit die Qualität stimmt? Wie kann ich das nun prüfen? Beispielsweise der Prozess Importabwicklung. Wenn du im Monat 40 Importanmeldungen hast und bei über 10 Importen Änderungsbescheide beantragt werden müssen, ist die Qualität wohlmöglich nicht gut. Das wäre eine mögliche Kennzahl, um die Prozessqualität zu prüfen.
Wir von den Grenzlotsen haben für Zoll- und Exportkontrollverantwortliche im Unternehmen einen umfangreichen Katalog an Kennzahlen aus unterschiedlichen Bereichen und Größen zusammengestellt, denn es gibt nicht „die Kennzahlen“ für alle. Jeder muss für sich prüfen, was passt. Meist ist das auch ein Zeitraum, in dem man seine eigenen Kennzahlen in Zoll und Exportkontrolle immer wieder auf „Nutzbarkeit, Objektivität und Aufwand-Nutzen-Verhältnis“ prüfen muss.
Wir empfehlen in dieser Phase noch manuell zu arbeiten, um sich erst mal die Klarheit zu verschaffen, was man inhaltlich aussagen möchte. Im weiteren Schritt wäre dann zu prüfen, mit welchen Tools kann ich die Kennzahlen möglichst automatisiert und einfach erstellen.
Alle Daten aus den Vorsystemen, die wir in dem ersten Schritt identifiziert haben, müssen sinnvoll zusammengestellt werden, so dass sich die Kennzahlen, die du im zweiten Schritt zusammengestellt hast, idealerweise automatisiert ermitteln lassen. Im Zuge der Digitalisierung, wollen wir nun prüfen welches digitale Tool (Software) kann dich hierbei bestmöglich unterstützen.
Im ersten Schritt ist unsere Empfehlung, die bestehenden Softwareprogramme, die du im Unternehmen hast, auf eine mögliche Anwendbarkeit zu prüfen. Beispielsweise bietet Microsoft Power Business Itelligence (BI) Möglichkeiten, Daten zusammenzubringen und in Dashboards darzustellen. Je nach ERP System, könnte man über die eigene IT-Abteilung erfragen, ob es entsprechende Analyse Apps oder Bereiche gibt, die sich konfigurieren lassen.
Sollten diese Tools nicht in Frage kommen, wäre eine Möglichkeit Spezialanbieter im Bereich Zoll- und Außenwirtschaft anzufragen, oder eben ganz allgemein Analysetools, die am Markt verfügbar sind. Wichtig ist, dass möglichst viele Daten unterschiedlicher Formate integriert werden können und das man selbst in der Lage ist, die Dashboards entsprechend anzupassen.
Idealerweise gibt es nach der Projektphase einen Kennzahlen-Admin für das Tool, der auch stetig ändernde Kennzahlen und Auswertungen generieren kann. Erfahrungsgemäß gibt es oft die Anforderungen von ad hoc Auswertungen und Änderungen im Standardreporting.
Ein weiterer Vorteil im digitalen Dashboard für die Kennzahlen ist, wenn du Kollegen freischalten kannst auf bestimmte Arbeitsbereiche. Beispielsweise können für den Einkauf die Auswertungen zu den Importen und die Nutzung von Präferenzzollsätzen auch interessant sein. Das erspart dir auch immer wieder das Versenden und Zusammenstellen der Informationen.
Wenn du jetzt eine Idee von deinen wichtigsten Kennzahlen hast, deine Datenanalyse durchgeführt und ein Tool ausgewählt hast, stellt sich die Frage – wie umsetzen?
Idealerweise beginnt man hier mit einem kleinen Piloten. Die wichtigsten oder einfachsten Kennzahlen werden im Tool dargestellt und einem Empfängerkreis zur Verfügung gestellt. Und dann: Erfahrungen sammeln, Feedback einholen. Wird mit den Zahlen gearbeitet? Sind sie aussagekräftig? Braucht es was anderes, braucht es mehr? Und dann kann man die „Änderungsfähigkeit“ des Dashboards auch direkt testen.
Nach dieser Phase wird evaluiert: Braucht es noch weitere Kennzahlen, Änderungen im Ablauf? Wo hakt es noch, um wirklich im Tagesgeschäft mit Kennzahlen die Zoll und Exportkontrollrechtlichen Abläufe zu steuern?
Brauchst du Unterstützung für mehr Klarheit rund um Kennzahlen in Zoll und Exportkontrolle? Dann melde dich gern bei uns zum Webinar an, oder vereinbare ein erstes kostenloses Gespräch. Wir beraten dich gern in jeder Phase rund um das Thema Kennzahlen und Digitalisierung!
