Aktualisiert: 20.10.2023 Publiziert: 19.10.2023
Unsere Kunden suchen oft Unterstützung bei der Verwaltung und Bereinigung ihrer Stammdaten. Um einen tieferen Einblick in die Problemstellung zu gewinnen, führten wir kürzlich eine Umfrage zur Stammdatenqualität in Zollabteilungen durch. Die Ergebnisse sind aufschlussreich: 39% der Teilnehmer bewerteten ihre Stammdatenqualität als „es geht so“, während 26% sie als schlecht einstuften. Lediglich 17% empfanden ihre Stammdatenqualität als gut oder sehr gut. Diese Zahlen unterstreichen die Herausforderungen, vor denen viele Unternehmen in der Zollabteilung hinsichtlich effizienter Stammdatenverwaltung stehen.
Um unsere Community bei dieser Thematik zu unterstützen, haben wir die Top 8 bewährten Strategien und Praktiken für euch zusammengestellt.
Es ist empfehlenswert, nicht gleich mit der Bereinigung aller Stammdaten auf einmal zu beginnen. Dies könnte überwältigend wirken. Stattdessen sollte man eine Kategorie oder eine spezifische Gruppe von Daten auswählen, um die Aufgabe handhabbarer zu gestalten.
Eine gründliche Überprüfung der vorhandenen Daten ist entscheidend. Dies beinhaltet die Identifizierung von Duplikaten, Fehler oder veralteten Informationen. Hierbei kann die Verwendung von Datenanalyse-Software äußerst hilfreich sein, um den Prozess zu beschleunigen und Genauigkeit sicherzustellen.
Setzen Sie klare Prioritäten, indem Sie die Stammdaten identifizieren, die für Ihre Geschäftsprozesse am wichtigsten sind. Dies könnten beispielsweise Kundeninformationen, Produktdaten oder Lieferantendetails sein.
Es stehen zahlreiche Tools und Softwarelösungen zur Verfügung, die bei der Datenbereinigung unterstützen. Diese automatisieren viele Aufgaben und sparen wertvolle Zeit.
Die Erstellung von klaren Richtlinien und Standards für die Erfassung und Verwaltung von Stammdaten ist unerlässlich, um zukünftige Probleme zu vermeiden. Einheitliche Prozesse erleichtern die Pflege und Aktualisierung der Daten.
Da Stammdaten mit der Zeit veralten, sollte ein Plan für die regelmäßige Aktualisierung festgelegt werden, um sicherzustellen, dass die Daten immer korrekt und aktuell sind.
Bevor größere Änderungen an den Stammdaten vorgenommen werden, ist es ratsam, ein Backup zu erstellen. Dies ermöglicht die Wiederherstellung der vorherigen Version im Falle von unerwarteten Problemen.
Die Einführung eines Systems zur Überwachung der Stammdatenqualität ist entscheidend. Dies hilft dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor sie sich auf die Geschäftsprozesse auswirken.
FAZIT: Die effektive Verwaltung von Stammdaten ist ein kontinuierlicher Prozess. Mit den richtigen Maßnahmen und Werkzeugen könnt ihr sicherstellen, dass eure Zollabteilung stets auf dem neuesten Stand ist und reibungslose Import- und Exportprozesse gewährleistet sind.
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