Die wachsende Bedeutung von Stammdaten im Import- und Exportgeschäft

In der heutigen digitalen Ära sind Daten zu einem wertvollen Gut geworden. Unternehmen sammeln und verarbeiten Unmengen von Informationen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Innerhalb dieser Datenlandschaft gewinnen Stammdaten eine herausragende Bedeutung.

Gerade im Außenhandel sind ein effizienter Stammdatenprozess sowie die Datenqualität von höchster Bedeutung, um Waren ohne Probleme und Verzögerungen zu versenden.

 

Was sind Stammdaten?

Bevor wir loslegen, hier ein kurzer Auffrischer, was Stammdaten denn genau sind.
 
Stammdaten sind grundlegende Informationen über Entitäten wie Kunden, Produkte, Lieferanten oder Standorte, die in einem Unternehmen verwendet werden. Sie bilden das Fundament für sämtliche Geschäftsprozesse und ermöglichen die eindeutige Identifikation und Kategorisierung von Datenobjekten. Typische Beispiele für Stammdaten sind Name, Adresse, Kontaktdaten, Produktbeschreibungen, Preise sowie export- und importspezifische Daten wie Zolltarifnummern und vieles mehr.

 

Warum Stammdaten stetig an Bedeutung gewinnen!

 

• Stammdaten bilden die Basis für geschäftsrelevante Entscheidungen. Unternehmen werden mit einer Fülle von Datenquellen und Informationsströmen konfrontiert. Um den Überblick zu behalten und einen Mehrwert aus den Daten zu generieren, ist eine solide Stammdatenbasis unerlässlich. Nur mit korrekten und konsistenten Stammdaten können Analysen, Prognosen und Entscheidungen auf verlässlichen Informationen basieren.

• Mit der fortschreitenden Digitalisierung und der zunehmenden Nutzung neuer Technologien wie dem Internet der Dinge (IoT) und der Künstlichen Intelligenz (KI) entstehen immer mehr Datenquellen. Unternehmen müssen in der Lage sein, diese Daten zu erfassen, zu verknüpfen und zu analysieren. Eine solide Stammdatenbasis ermöglicht die Integration verschiedener Systeme und gewährleistet die Datenkonsistenz über alle Prozesse hinweg.

• In einer zunehmend kundenorientierten Geschäftswelt können durch eine detaillierte Erfassung von Kundendaten personalisierte Angebote und maßgeschneiderte Leistungen angeboten werden. Eine zuverlässige Stammdatenverwaltung ist hierbei essenziell, um Kundeninformationen korrekt zu erfassen und aktuell zu halten.

• Mit dem Aufkommen von Datenschutzgesetzen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) rückt auch die korrekte Verwaltung von Stammdaten stärker in den Fokus. Unternehmen müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten korrekt erfasst, geschützt und nur für legitime Zwecke genutzt werden. Eine solide Stammdatenbasis unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben und schützt gleichzeitig die Privatsphäre der Kunden.

 

In 5 Schritten zu einer soliden Stammdatenbasis

 

• Datenqualitätssicherung: Um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten ist es wichtig, Stammdaten regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Für das Außenhandelsgeschäft stehen hier v.a. die Überprüfung von Adressen oder die regelmäßige Validierung von Produktinformationen im Vordergrund.

  Erstelle in deinem Unternehmen einen Plan, wer und wann diese zentrale Aufgabe und Verantwortung übernimmt.

• Datenintegration -und harmonisierung: Wie wir im vorigen Abschnitt beschrieben, entstehen durch die zunehmende Vernetzung immer mehr Datenquellen. Bei der Eingliederung dieser Datenquellen ist es deshalb wichtig, dass diese auch über verschiedene Systeme einheitliche und konsistente erfasst werden.

  Datenintegrations- und Harmonisierungstools können dabei helfen, Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und zu vereinheitlichen.

• Automatisierung: Durch die Automatisierung von Prozessen wie der Erfassung, Validierung und Aktualisierung von Stammdaten, können Fehler minimiert und gleichzeitig Zeit gespart werden.

  So kann beispielsweise die Validierung von Zolltarifnummern durch digitale Tools automatisiert werden, um Verzögerungen am Zoll zu vermeiden.

• Schulungen und Sensibilisierung:Um einen bewussten Umgang mit Daten zu gewährleisten, sollten MitarbeiterInnen regelmäßig darüber informiert und geschult werden, welche Bedeutung die Datenqualität auf die Entscheidungsfindung und den Unternehmenserfolg hat.
  Wenn Schulungen durch externe Berater und Agenturen durchgeführt werden, sollte darauf geachtet werden, dass diese Praxiserfahrung im Zollgeschäft haben und Seminare idealerweise sowohl online als auch vor Ort durchgeführt werden können.

• Datenhoheit und -sicherheit:Unternehmen sollten die Kontrolle über ihre Stammdaten behalten und sicherstellen, dass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Die Implementierung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzrichtlinien ist unerlässlich, um Stammdaten vor Missbrauch oder Verlust zu schützen.

 

DAS FAZIT:

Stammdaten bilden das Rückgrat einer modernen datengetriebenen Geschäftswelt. In Zeiten zunehmender Digitalisierung, Vernetzung und Datenschutzbestimmungen gewinnen diese immer mehr an Bedeutung. Eine solide Stammdatenbasis ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die Kundenzufriedenheit zu steigern und Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Durch eine konsequente Datenqualitätssicherung, Integration, Automatisierung und Schulung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Stammdaten aktuell, korrekt und verlässlich sind. Die Investition in eine solide Stammdatenbasis ist somit ein wichtiger Schritt, um den zukünftigen Herausforderungen des Datenzeitalters erfolgreich zu begegnen.

 

Wie steht es um die Lage eurer Stammdaten? Wir beraten dich gerne, um Optimierungspotentiale aufzudecken und eine Strategie für eine konsistente Stammdatenverwaltung zu entwickeln.