Aktualisiert: 17.05.2024 Publiziert: 15.12.2021
Egal ob du bereits eine Zeit lang im Unternehmen arbeitest und die Schwachstellen kennst, oder neu bist und dir erst mal einen Überblick verschaffen willst. Ein Status Quo der Zoll- und Exportkontrollrelevanten Prozesse im Unternehmen ist wichtig für ein effektives Internes Kontrollsystem (IKS) als auch für die eigene „Klarheit“.
Oftmals ist der gängige Weg heute eine Zollberatung zu beauftragen. Je nach Schwerpunkt werden Juristen, Steuerberater oder Unternehmensberater für ein Zollaudit beauftragt. Ein externes Zollaudit liefert einen Bericht, je nach Absprache, wo noch Lücken im Bereich Compliance sind oder Optimierungspotenziale in den Abläufen bestehen. Wenn du bereits Erfahrung mit solchen Audits hast, weißt du, dass hier schnell ein paar tausend Euro ins Land gehen, je nach Umfang des Projektes und auditierten Bereichen und Standorten.
In unserem Beitrag erfährst du, wie die Zukunft der Zollaudits aussehen kann. Es müssen nicht immer externe Berater sein, die deine Prozesse durchleuchten. Erstens kannst du mit dem richtigen Vorgehen deine Zoll- und Exportkontrollrelevanten Prozesse selbst auf Compliance, Kosten und Innovation selbst prüfen. Zweitens bieten diese Abläufe Möglichkeit zur Digitalisierung. Unterlagen die auf Ungereimtheiten geprüft werden oder fehlende Angaben könnten zukünftig zum Teil auch von Systemen übernommen werden.
Wichtig ist, dass du die Schwerpunkte festlegst und die relevanten Bereiche und Personen identifizierst. Du kannst dein Unternehmen zur besseren Übersicht erst einmal bildlich darstellen. Vielleicht durch eine Art Organigramm. Hier siehst du auf einen Blick, wie dein Unternehmen aufgestellt ist, und wo nun deine Schwerpunkte liegen. Diese Bereiche definierst du noch einmal etwas genauer- wer und was ist hier integriert und betroffen, wer hat welche Verantwortlichkeiten, usw. Nun kannst du in weiteren Schritten alle zusammengetragenen Informationen zusammenfassen und bewerten. Erst nach diesen wichtigen und ausführlichen Punkten können weitere Vorgänge erfolgen. Ob und welche Verbesserungsvorschläge es gibt, und wie diese in laufenden oder in neuen Prozessen und Verantwortlichkeiten umgesetzt werden können, welcher Optimierung oder Reduzierung es bedarf, und ob rechtliche Voraussetzungen eingehalten werden.
Ein weiterer wichtiger Punkt, den du beachten solltest, sind die notwendigen Unterlagen. Eine Unterlagenliste kann dir dabei helfen, immer die wichtigsten Vorkehrungen zu treffen, um alle Unterlagen präsent und vollständig zu haben. In dieser Liste solltest du die wichtigsten Dokumente aufführen, wie zum Beispiel Kaufverträge, Rechnungen und Lieferscheine, Lagerbestände, alle Lizenzen, Bescheide, Ausfuhrunterlagen, Jahresabschlüsse, regelmäßige Fortbildungen usw. Im nächsten Schritt erarbeitest du dir einen Fragenkatalog, mit dem du und alle Beteiligten dann alle eure Arbeitsanweisungen und Beispielfälle zusammentragen könnt. Hier erkennst du, ob alle Beispielfälle schlüssig für dich und deine Mitarbeiter sind, oder ob sich noch Fragen ergeben.
Ziel ist es, dass nach einem Audit deine Zollprozesse klar strukturiert sind, und die Verantwortung und die Aufgaben sinnvoll zugeordnet. Die damit verbundenen Koordinations- und Kontrollaufgaben sind entsprechend aufbereitet, um ohne großen Aufwand in dein Compliance-System integriert zu werden. Damit kannst du die Risiken minimieren und dargebotene Chancen umfassend wahrnehmen.
Um auch die Ergebnisse und Quellen zu späteren Zeiten nachvollziehen zu können, würden wir empfehlen zumindest einen Ordner auf Eurem Laufwerk anzulegen, wo die Audits einen eigenen „Platz“ bekommen. Zum Beispiel wäre eine Ordnerstruktur Internes Kontrollsystem – Audits – Audit Feb. 2022 möglich, unter diesem Ordner werden dann alle Informationen sauber abgelegt. Bei uns gibt es zu jedem Audit einen Ordner mit der Struktur, Datensammlung, Recherche und Ergebnisse.
Ziel ist es für dich und dein Unternehmen einen Plan zu erstellen, der verständlich, aber auch nachhaltig die internen Abläufe prüft und bewertet. Anhand dieser Prüfung kann der jeweilige Ist- Zustand dargestellt werden, den du mit dem vergangenen Status vergleichen, und an zukünftige Anforderungen anpassen kannst. Insbesondere wenn dein Unternehmen wächst, entstehen notwendige Änderungen und Anpassungen, welche sich einerseits durch eine dynamische Entwicklung der gesetzlichen Rahmenbedingungen und andererseits aus geänderten Anforderungen in deinem Unternehmen ergeben.
Viele Bereiche in deiner Zollabwicklung unterliegen strengen Gesetzen und Regeln, die du und dein Unternehmen erfüllen musst, die dir auf der einen Seite viele Vorteile und Chancen bieten, aber auf der anderen Seite eben auch mit Risiken verbunden sind. Spätestens bei deiner nächsten Zollprüfung stellst du fest, dass eine Regelmäßigkeit in der Überprüfung und Anpassung aller deiner Abläufe ein unabdingbares Muss ist. Strukturierte Risiko- und Betroffenheitsanalysen, sowie Monitoring- Instrumente haben sich inzwischen zu Best Practice-Ansätzen bei international agierenden Unternehmen entwickelt. Aufgrund der regulatorischen Vorgaben, Compliance-Erwartungen von Geschäftspartnern und Kunden, sowie der mit dem Thema Exportkontrolle verbundenen Risiken ist es nur eine Frage der Zeit, bis sich diese Standards durchsetzen.
Um noch einen Schritt weiterzugehen und nicht nur Zollaudits selbst abzuwickeln: Was wäre, wenn man auch hier digitalisiert?
Unterlagen, die heute noch von Experten auf mögliche Fehler geprüft werden, könnten durch Maschinen ausgelesen und auf Unregelmäßigkeiten durchsucht werden. Auch Stammdatensätze können über bestimmte Regeln abgefragt und überprüft werden. Jährliche Sensibilisierungen könnten per E-Learning, nach einem festen Plan, an die betreffenden Mitarbeiter gesendet werden.
Es gibt also unzählige Möglichkeiten, auch in dem Bereich der Audits clever zu digitalisieren.
Du musst für dich zunächst einen Plan haben, welche Bereiche werden wie geprüft, und was soll das Ergebnis sein. Auf der Basis kann dann Stück für Stück die Digitalisierung der Zollaudits erfolgen.
Wir wollen dich gern unterstützen bei der Durchführung deiner eigenen Zollaudits und dem Aufbau eines digitalen internen Kontrollsystems. Dafür bieten wir dir unsere begleitete Bestandsaufnahme und Ausbildung zum Zollauditor an. Du erhältst ein Toolkit, welches wir einsetzen, um Bestandsaufnahmen durchzuführen. Du hast die Möglichkeit über einen Zeitraum von einem halben Jahr 2x pro Woche deine Fragen rund um Bestandsaufnahmen und Durchführung Deines Projektes zu stellen.
Wir zeigen dir anhand unserer Tools und Vorlagen, wie du dir eine eigene Struktur und ein systematisches Vorgehen erarbeitest, und begleiten dich über mehrere Wochen und helfen dir, deine Analyse im Unternehmen durchzuführen. Melde dich einfach zu einem unverbindlichen Gespräch bei uns!
