Aktualisiert: 23.05.2022 Publiziert: 16.03.2021
Wer übernimmt in deinem Unternehmen eigentlich die Zollaufgaben? Der Zollbeauftragte, egal ob unternehmensintern oder extern, ist für die korrekte Zollabwicklung des internationalen Warenverkehrs verantwortlich und verfügt über fundierte Kenntnisse rund um Zoll- und Außenwirtschaft. Vielfach werden die entsprechenden Aufgaben von internen Mitarbeitern in den zollnahen Versand- oder Logistikabteilungen übernommen. Immer mehr Unternehmen wenden sich alternativ an externe Zollbeauftragte, und zwar aus diesen 5 entscheidenden Gründen.
Dein Unternehmen beschäftigt sich zum ersten Mal mit dem Thema Zoll – und du stellst fest, dass ihr doch nicht so viele Importe und Exporte abwickelt wie gedacht? Wenn dir im Unternehmen das zollrelevante Know-how fehlt und es sich nicht für dich lohnt, das Wissen intern aufzubauen, dann kann ein externer Zollbeauftragter genau das Richtige für dich sein. Damit verhinderst du nämlich, dass du oder deine Mitarbeiter neben den Hauptaufgaben auch noch die Zollaufgaben übernehmen müsst. Um diese Aufgaben erledigen zu können, musst du dir zuerst Fachkenntnisse aneignen und Schulungen besuchen – und das kostet eine Menge Zeit. Mit der Unterstützung eines externen Zollbeauftragten ist es nicht notwendig, dich oder deinen Mitarbeiter freizustellen – du kannst somit mehr freie Kapazitäten schaffen.
Vor der Einführung des neuen Zollkodex der Europäischen Union (UZK) konnten Mitarbeiter nach Belieben zum Zollbeauftragten ernannt werden. Die selbst ernannten Zollexperten verfügten oft über nicht allzu fundiertes Fachwissen. Das wurde aber auch noch nicht verlangt. Die Zollabwicklungen sollten möglichst schnell vonstattengehen, ganz nach dem Motto: „Hauptsache, es wird erledigt.“
Ach, die gute alte Zeit! So einfach ist es heute nicht mehr. Seit 2016 werden an Zollbeauftragte nämlich höhere Anforderungen gestellt. Ein Zollbeauftragter, egal ob extern oder nicht, muss jetzt mindestens eine dreijährige praktische oder berufliche Erfahrung mit der ausgeübten Tätigkeit im Zollbereich vorweisen. Ebenfalls kann eine entsprechende zollbezogene Ausbildung bzw. Weiterbildung hierfür ausreichend sein.
Ein externer Zollbeauftragter kann sich dann für dich lohnen, wenn sich dein Unternehmen mit Verfahren auseinandersetzt, bei denen eine berufliche Befähigung vorausgesetzt wird und die Kollegen bei euch noch nicht über das erforderliche Fachwissen verfügen, wie z. B. bei Bewilligungen. Es kann also auch eine Entscheidung für eine „Übergangsphase“ sein, bis ihr selbst genug Zollwissen angesammelt habt.
Stellt dein Unternehmen häufig Bewilligungen aus? Häufen sich die Fragestellungen zur Zoll- und Außenwirtschaft oder müssen komplexe Zollverfahren abgewickelt werden? Wenn du überlegst, deine Zollabwicklungen intern zu managen, solltest du deshalb prüfen, wie viel Zeit diese in Anspruch nehmen und ob sich daraus eine Vollzeitstelle ergibt.
Wenn das der Fall ist, kann es ratsam sein, einen Mitarbeiter zum betrieblichen Zollbeauftragten auszubilden, der dein Unternehmen mit dem nötigen Know-how versorgt. Bei einer solchen Entscheidung ist die Frage nach einem externen Zollbeauftragten jedoch nicht völlig ausgeschlossen. Ein externer Zollbeauftragter kann nämlich deinen Mitarbeiter während seiner Einarbeitungszeit vorläufig unterstützen. Der entscheidende Vorteil liegt darin, dass mit der Unterstützung des externen Zollbeauftragten die berufliche Befähigung bei der Zollbehörde nachgewiesen werden kann. Damit schlägst du gleich zwei Fliegen mit einer Klatsche.
Die Dienste des externen Zollbeauftragten können sich nicht nur während der Einarbeitungszeit deines Mitarbeiters als hilfreich erweisen, sondern auch im Fall von internen Kapazitätsengpässen. So kann der externe Zollbeauftragte als Vertreter in deinem Unternehmen fungieren, z.B. bei Urlaub oder Krankheitsfällen.
Wenn du dir die Frage stellst: externer Zollbeauftragter, ja oder nein?, ist die Kostenrechnung auch von Relevanz. Hier ist es wichtig abzuwägen, welche Option, also externer Zollbeauftragter oder interner Mitarbeiter, kostengünstiger ist. Werden Gehalt, Gehaltsnebenkosten, Weiterbildungen und regelmäßige Gehaltserhöhungen des internen Mitarbeiters miteinkalkuliert, stellt sich in vielen Fällen die Zusammenarbeit mit dem externen Zollbeauftragten als die günstigere Variante heraus.
Die meisten externen Zollbeauftragten bieten den Vorteil von planbaren Fixkosten, die sich während des Vertragszeitraums nicht ändern. Außerdem erkennt der externe Zollbeauftragte durch seine langjährige Erfahrung womöglich besser, wie in deinem Unternehmen Kosten gespart werden können, z.B. durch nachträgliche Erstattungen. Der externe Zollbeauftragte weiß in der Regel, wie deine unternehmensinternen Prozesse und Datenströme effizienter gestaltet werden können, wodurch du von Einsparungen profitieren kannst.
Alarmstufe Rot im Unternehmen? Die Leistungen eines externen Zollbeauftragten sollten auch kurzfristig zur Verfügung. Somit kann er dein Unternehmen mit Rat und Tat unterstützen, solltest du mal nicht weiterwissen. Das bietet den Vorteil, dass du jederzeit einen Ansprechpartner für alle zollrelevanten Fragen und Angelegenheiten an deiner Seite hast. Auch in der Zusammenarbeit mit externen Zollbeauftragten sollte dieses Thema vorab besprochen werden und die Erwartungshaltung geklärt.
Wenn du dir externe Hilfe holst ist daher die Frage ob Du von einer Einzelperson betreut wirst, oder von einem Unternehmen, welches aus einem unterschiedlich spezialisierten Expertenteam besteht. Solltest du Hilfe rund um ein spezielles Thema brauchen, kann das Unternehmen auf sein eigenes Expertennetzwerk zurückgreifen. So findest du auch für Sonderthemen wie Meursing Code oder Gefahrgut immer eine schnelle und vor allem sichere Lösung.
Wer übernimmt eigentlich die Haftung bei Fehlern?
Sollte das Zollrecht nicht eingehalten, falsch oder unzureichend umgesetzt werden, haftet das Unternehmen. Grundsätzlich kann die zollrechtliche Verantwortung nicht an Dritte übertragen werden. Sowohl Bußgelder und Sanktionen für Unternehmen als auch rechtliche Konsequenzen für den externen Zollbeauftragten können die Folgen sein. In der Regel werden aber nur vorsätzliche Handlungen bestraft. Dann kann der externe Zollbeauftragte auch persönlich haftbar gemacht werden.
Worauf du bei der Suche nach einem externen Zollbeauftragten achten musst
Grundsätzlich gibt es keine Gesetze, die einen externen Zollbeauftragten verbieten. Es gibt jedoch auch keine Gesetze, welche die entsprechenden Aufgaben festlegen. Die Position des Zollbeauftragten ist weder im UZK Unionszollkodex noch in nationalen Gesetzen wie dem Zollverwaltungsgesetz wiederzufinden. Welche Funktionen, Rechte und Pflichten ein Zollbeauftragter übernimmt, ist vielen Unternehmen deshalb nicht ganz klar. Zum einen, weil es kein entsprechendes separates Studium oder fachspezifische Ausbildung gibt, zum anderen, weil die Verpflichtungen des Zollbeauftragten unterschiedlich ausfallen können – das hängt vor allem von der Art des Unternehmens und der internen Organisation ab.
Bei der Zusammenarbeit mit einem externen Zollbeauftragten solltest du deshalb darauf achten, die Pflichten und Aufgabenbereiche gemeinsam zu definieren.
Fazit:
Ein externer Zollbeauftragter kann dich in deinen außenwirtschaftlichen Tätigkeiten umfassend unterstützen – wenn erst einmal die Rahmenbedingungen geklärt sind. Es kommt immer auf die jeweilige Situation im Unternehmen an, Größe, vorhandenes Wissen und zollrelevante Themen spielen sicherlich eine Rolle. Egal ob intern oder extern organisiert, es sollte ein klares Aufgabengebiet existieren und an die bestehenden Prozesse im Unternehmen angepasst sein.
