Was musst Du beachten, bevor es richtig losgehen kann?
Aktualisiert: 15.04.2024 Publiziert: 15.04.2024
Bevor man sich also für einen externen Dienstleister entscheidet, sollte folgendes definiert werden:
1. Exakte Definition der Prozesse: Es ist wichtig, dass alle Prozesse, die ausgelagert werden sollen, genau definiert und verstanden werden. Das Ziel ist hier nicht die Optimierung – diese Aufgabe liegt beim externen Dienstleister – sondern vielmehr eine klare Darstellung des Ist-Zustands und die Beschreibung der Prozessziele.
2. Dokumentation des Prozessablaufs: Noch vor Beginn der Zusammenarbeit sollte der Prozessablauf und alle zugehörigen Schritte, involvierte Systeme und andere relevante
Informationen umfassend dokumentiert werden. Dies ermöglicht eine transparente Basis für die künftige Zusammenarbeit.
3. Verantwortlichkeiten klären: Alle Verantwortlichkeiten, sowohl intern als auch beim externen Partner, sollten im Voraus geklärt werden. Eine klare Zuweisung von Aufgaben und Zuständigkeiten fördert nicht nur die reibungslose Zusammenarbeit, sondern minimiert auch das Risiko von Missverständnissen.
Der nächste Schritt auf dem Weg zum Outsourcing von Zollprozessen besteht darin, Angebote von verschiedenen Dienstleistern einzuholen, insbesondere wenn noch kein Outsourcing-Partner vorhanden ist. Dieser Prozess wird üblicherweise durch eine Ausschreibung eingeleitet. Die erfolgreiche Gestaltung einer Ausschreibung ist jedoch von entscheidender Bedeutung, da präzise und detaillierte Angaben sicherstellen, dass die eingeholten Angebote nicht nur genaue Kalkulationen der Dienstleister widerspiegeln, sondern auch am Ende miteinander vergleichbar sind. Um eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Auswahl eines geeigneten Partners zu schaffen, sollte ein Lastenheft erstellt werden. Welche Informationen in einem Lastenheft aufgeführt werden sollten, hängt sehr vom auszulagernden Zollprozess ab. Allerdings gibt es einige Punkte, die üblicherweise in jedem Lastenheft beschrieben und abgefragt werden sollten.
Was du beachten solltest: Noch vor dem Versenden der Ausschreibung sollten Non-disclosure-agreements (NDA) ausgetauscht werden, um sensible Daten und Informationen während des Auschreibungsprozess zu schützen.
Das Lastenheft sollte klare Mindestanforderungen enthalten, die unabhängig vom auszulagernden Prozess gelten. Dazu gehören Informationen wie die Ausgangssituation, die angestrebten Ziele, das Auftragsvolumen, der Zeitraum der
Zusammenarbeit, die Verfügbarkeit des Dienstleisters (z.B. Regelarbeitszeiten oder 24/7 Support) und Ansprechpartner bzw. involvierte Abteilungen.
1. Was soll ausgelagert werden: Hier wird konkret definiert, welche Aufgaben oder Prozesse an den Dienstleister übertragen werden sollen. Dies umfasst eine genaue Beschreibung der zu erledigenden Aufgaben und der erwarteten Ergebnisse.
2. Prozessbeschreibung: Eine detaillierte Darstellung des jeweiligen Prozesses, der ausgelagert werden soll, inklusive aller Schritte, beteiligter Parteien und benötigter Ressourcen.
3. Ausgangssituation: Beschreibung des aktuellen Zustands vor Beginn des Outsourcings. Dies kann Informationen über bestehende Herausforderungen, Ressourcennutzung oder vorherige Lösungsansätze enthalten.
4. Projektziel: Hier sollte klar definiert werden, was durch das Outsourcing erreicht werden soll und was vom Partner erwartet wird, z.B. Kostensenkung, Effizienzsteigerung oder Qualitätsverbesserung.
5. Auftragsvolumen: Auch wenn diese Angaben stark vom auszulagernden Prozess abhängig sind, sollten hier bspw. beschrieben werden, wie viele Vorgänge bearbeitet werden sollen und wie viel Zeit durchschnittlich für jeden Vorgang angesetzt wird. Dies ist wichtig für die Kapazitätsplanung und Preisgestaltung.
6. Zeitraum der Zusammenarbeit: Festlegung der Dauer der Zusammenarbeit, ob es sich bspw. um ein langfristiges Engagement oder ein Projekt mit festem Enddatum handelt.
7. Verfügbarkeit des Dienstleisters/ Service Level Agreement (SLA): Welche Verfügbarkeit wird vom Outsourcing-Partner erwartet, z.B. Regelarbeitszeiten, 24/7-Support, sowie spezifische Service-Level-Vereinbarungen, die die Qualität und Zuverlässigkeit der Dienstleistung definieren.
8. Interne Ansprechpartner: Auflistung der Personen im Unternehmen, die als Ansprechpartner für den Dienstleister dienen, einschließlich deren Rollen und Verantwortlichkeiten.
9. Abfrage von Lieferantenerklärungen/Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs): Anforderungen an die Compliance des Dienstleisters bezüglich Zertifizierungen, Datenschutz, Einhaltung von Sorgfaltspflichten, Lieferkettengesetz und weiteren relevanten regulatorischen Standards.
10. Qualitätsstandards und Kontrollmechanismen: Festlegung der erwarteten Qualitätsstandards und wie die Ergebnisse überwacht werden sollen, um die Sicherstellung dieser Standards zu gewährleisten.
11. Kommunikations- und Berichtswege: Festlegung der Kommunikationsstrukturen und -Frequenzen sowie der Formate und Inhalte regelmäßiger Berichte.
Da bei einem Outsourcing-Projekt die Verantwortung für einen Unternehmensprozess an eine externe Partei übergeben wird, sollten natürlich alle wichtigen Punkte zur
Gewährleistung der Prozessqualität sowie dem Rahmen der Zusammenarbeit in einem
Vertrag festgehalten werden. Bei der Vertragsgestaltung können einige der Punkte wie etwa Aufgabenbeschreibung, Zeitraum der Zusammenarbeit, Datenschutz oder Kontrollmechanismen aufgenommen werden, die bereits im Lastenheft beschrieben wurden. Bevor ein Vertrag unterzeichnet wird, sollte geprüft werden, ob die folgenden Punkte fixiert sind:
1. Klärung der Haftungsfragen: Wer haftet bei Verstößen? Da aus rein rechtlicher Sicht die Haftung für fehlerhafte Zollprozesse typischerweise beim Unternehmen liegt, könnten per Vertrag die finanziellen Konsequenzen auf den Dienstleister übertragen werden.
2. Vertretung: Definition von Fallback-Szenarien zur Gewährleistung der Arbeitskontinuität wie bspw. Vertretung im Krankheitsfall oder anderer Abwesenheit. Eine Regelung könnte hier bspw. wie folgt aussehen: Der Dienstleister stellt innerhalb von 24 Stunden einen qualifizierten Ersatzmitarbeiter bereit.
3. Regelung des Zugriffs auf IT-Systeme: Wird dem Outsourcing-Partner via VPN o.ä. Zugriff auf relevante Systeme gewährt oder wird ihm Hardware zur Verfügung gestellt, die in diesem Fall auch vom Unternehmen gewartet werden muss.
4. Berichts- und Dokumentationspflichten: Klare Regelungen über die Art und Weise der Berichterstattung und Dokumentation. Hierbei sollte auch definiert werden, welche Informationen dokumentiert werden sollen, wie bspw. regelmäßiger Status- Update, Auffälligkeiten, Verbesserungsvorschläge, etc.
5. Festlegung der Key Performance Indikators (KPIs): Spezifizierung der Leistungsindikatoren, anhand derer die Einhaltung und Qualität der erbrachten Leistung gemessen wird. Welche Indikatoren hier gewählt werden, hängt vom auszulagernden Prozess ab. Bei der Auslagerung der Zollanmeldung könnte es bspw. sinnvoll sein, die Anzahl der erfolgreichen Anmeldungen sowie Zeit pro Anmeldung als Leistungsindikator heranzuziehen.
6. Preis: Zu welchem Betrag wird die Leistung erbracht?
