Stammdatenpflege: So bist du vor, mitten und nach dem Projekt mit den Best Practice-Tipps gut aufgestellt

Wie du wahrscheinlich aus eigener Erfahrung weißt, sind fast alle Bereiche rund um den Zoll datengetrieben. Oft fehlen Daten für vollständige Zollanmeldungen, Lieferantenerklärungen, Ursprungszeugnisse oder einfach nur die richtige Zolltarifnummer.

Deshalb ist eine saubere Stammdatenführung für jedes Unternehmen unerlässlich. Damit garantierst du nicht nur eine hohe Qualität deiner Geschäftsprozesse und verhinderst Bußgelder, sondern sparst dir auch noch eine Menge Zeit.

Wichtig ist, sich Klarheit zu verschaffen: Wo stehe ich eigentlich? Bin ich schon mitten im Projekt und habe den Überblick verloren, oder geht es erst mal darum, die Geschäftsleitung von dem „Problem“ Stammdaten zu überzeugen? Wir haben für jede Phase ­– vor, mitten und nach deinem Projekt – die wichtigsten Tipps für effiziente und nachhaltige Stammdatenpflege zusammengestellt.

Perspektiven der Stammdatenpflege

Wir stellen immer wieder fest, dass vielen Unternehmen der Durchblick fehlt, wenn es um Stammdatenmanagement geht. Vielen ist deshalb nicht bewusst, welche unterschiedlichen Perspektiven Stammdaten eigentlich umfassen. Wenn ihr ein Projekt plant, ist es wichtig, sich Klarheit über das Verhältnis von Zeit, Qualität und Kosten zu verschaffen. Ihr werdet nie alle Parameter in gleicher Intensität erreichen.

Wenn beispielsweise eine Zollprüfung ansteht und ihr in zwei Monaten eine große Datenmenge, z.B. 70.000 Artikel, überarbeiten müsst, dann wird es nicht funktionieren, jeden einzelnen Artikel aufs Genaueste zu überprüfen.

Neben den genannten Parametern muss auch geprüft werden, welche Systeme eigentlich betroffen sind. Wer liefert also welche Daten, und wo müssen die Daten am Ende landen?

Wenn du dir nicht sicher bist, was mit „Stammdaten“ eigentlich gemeint ist, dann schau dir doch in unserem Blog den Beitrag zum Thema „Stammdaten als Fundament der Digitalisierung“ an.

Vor dem Projekt:  Verschaffe dir einen Überblick über alle Daten

Stammdatenpflege beginnt schon vor dem eigentlichen Projektstart. Gute Vorbereitung ist das A und O für einen erfolgreichen Projektabschluss. Bevor du dich deshalb direkt in die Planung stürzt, solltest du dir zuerst einen Überblick über die Datensätze verschaffen, die du überprüfen willst. Hol dir dazu am besten einen Auszug aller aktiven Artikel aus deinem System.

Und hier kommt schon unser erster Tipp ins Spiel: Weniger ist mehr! Konzentriere dich lieber auf einzelne Attribute, die du verbessern willst, also etwa zunächst die Einreihung und die Erfassung der Ursprungsdaten zu einem späteren Zeitpunkt. Wenn du alles auf einmal erledigen möchtest, dann ist die Gefahr groß, sich zu verzetteln.

In der Vorbereitungsphase gilt es, sich einen Überblick über die Qualität und die Vollständigkeit der Stammdaten zu verschaffen. Achte deshalb darauf, welche Daten noch fehlen und welche vielleicht nicht mehr aktuell sind. Ungültige Zolltarifnummern sind ein typischer Fehler bei den Stammdaten! Besonders im Hinblick auf die jährlich anstehenden Änderungen im Zolltarif erleben wir oft, dass Änderungen nicht eingepflegt werden – das solltest du unbedingt vermeiden.

Verschaffe dir am besten ein Bild über den Status Quo in deinem Unternehmen und finde heraus, welche Datensätze aktuell zu den größten Problemen führen und warum. Vergiss dabei nicht, die Systeme mit einzubinden, in denen deine Daten abgelegt sind. Dazu gehören womöglich Zollsysteme, Dienstleister oder verschiedene ERP-Systeme.

Ziel der Vorbereitungsphase ist es, sich einen umfangreichen Überblick über die Gesamtheit aller Daten zu verschaffen und zu ermitteln, was das gewünschte Ergebnis bei Projektende sein soll. Das Ziel sollte möglichst messbar sein. Denn in der nachfolgenden Planungsphase gilt es, diejenigen Artikel zu identifizieren, die auch wirklich benötigt werden.

Im Zuge des Projekts:  Behalte Zeit, Kosten und Qualität unter Kontrolle

Versuche deinen Projektplan so realistisch wie möglich zu gestalten. Viele Unternehmen setzen sich einen sehr strengen Zeitplan für große Stammdatenprojekte und unterschätzen dabei den Aufwand, den diese mit sich bringen. Aus Zeitmangel bei den Stammdaten zu sparen, kann dich später jedoch teuer zu stehen kommen – häufig im wahrsten Sinne des Wortes, wenn eine Nachzahlung aufgrund mangelnder Informationen anfällt. Also plane am besten genügend Zeit für deine Projekte ein und behalte Qualität und Kosten im Auge.

Achte in der Planung ebenfalls darauf, so viel an „morgen“ zu denken wie möglich. Versuche das Wissen aus dem Projekt für die zukünftigen Prozesse nutzbar zu machen. Erstell dir dafür am besten ein Handbuch, indem du die neu gewonnenen Erkenntnisse festhalten kannst.

Hier sind einige Anhaltspunkte, auf die du achten solltest:

• Ermittle Referenzartikel
  Welcher Artikel kann für andere als „Referenz“ gelten? Wenn du einmal eine Nadel eingereiht hast, gilt die Zolltarifnummer vielleicht auch für alle anderen, so dass man sich diese Arbeit nur einmal machen muss.

 

• Automatisierte Einreihung mittels „Tags“
  Hier kommt die IT ins Spiel: Wenn du eine gute Datenbasis hast, kann man überlegen, wie man mit Attributen, sogenannten Tags, auch teilautomatisierte Einreihungen und Bewertung der Stammdaten vornehmen kann.

 

• Begründungskataloge
  Wenn du dir einen Entscheidungsbaum erstellt hast, warum ein Flugzeugteil kein oder eben ein Flugzeugteil ist, kann das möglicherweise auch als Begründung für weitere Artikel herangezogen werden. TIPP: Begründungen immer anhand der Allgemeinen Vorschriften erstellen.

Unser Tipp: Denke während des laufenden Projekts bereits an zukünftige Prozesse und wie du diese optimieren und effizienter gestalten kannst. Vielleicht arbeiten schon diejenigen Kollegen und Kolleginnen mit am Projekt, die gleichzeitig später auch dessen Bearbeitung übernehmen. Das ist sinnvoll, weil dann schon entsprechendes Produkt Know-how aufgebaut wird. Oder soll der Ablauf vielleicht doch outgesourct werden, weil intern einfach die Zeit fehlt? All das sollte bereits im Projektverlauf mitbedacht werden.

Der Prozess nach dem Projekt

Nach dem Projekt gilt es zu ermitteln, wie der Prozess optimiert werden kann. Dafür solltest du festlegen, wie viel Zeit der Prozess für die Stammdatenermittlung zukünftig in Anspruch nehmen soll. Außerdem solltest du vereinbaren, wer im Unternehmen für die Pflege und die Überwachung der Stammdaten zuständig ist. Überlege auch, in welchen Systemen die Daten gepflegt werden. Unser Tipp ist dabei eine zentrale Datenpflege möglichst zu Beginn der Wertschöpfungskette.

Versuche auch im Auge zu behalten, welche Datensätze manuell und welche automatisch ermittelt werden. Falls die Datenermittlung automatisiert oder teilautomatisiert erfolgt, solltest du beachten, wie die „Maschine“ geprüft wird. Die Systeme sollten dabei auch auf entsprechende Feldvalidierungen geprüft werden.

Um die kontinuierliche Qualität der Stammdaten zu gewährleisten, solltest du alle paar Monate stichprobenartig (zum Beispiel per AQL-Audit) überprüfen, ob noch alle Datensätze auf dem neuesten Stand sind.

Ziel soll es sein, nach Projektende einen Prozess zu entwickeln, der effizient ist und zugleich hohe Qualität bringt.

Fazit

Ohne gute Stammdaten läuft im Außenhandel nichts. Sie sind Treiber für sämtliche Zollprozesse – und auch für deren erfolgreiche Digitalisierung. Grund genug also, in jeder Projektphase auf einwandfreie Stammdatenpflege zu achten.