Warenmitnahme im Reisegepäck, so organisierst du das im Unternehmen

In den meisten Fällen hören wir von Unternehmen, dass dies schon immer die übliche Praxis war und bisher keine Probleme aufgetreten sind. Dennoch sollten Unternehmen sich nicht ausschließlich auf ihr Glück verlassen. Stattdessen ist es ratsam, die Mitarbeiter in allen Abteilungen für das Thema Warenmitnahme im Reisegepäck zu sensibilisieren und sie über Reisefreimengen, Einfuhrabgaben und Embargos umfassend zu informieren.

Sollen Waren in Länder mit Exportbeschränkungen oder Embargos eingeführt werden?

Vorab sollte das Zielland sowie der/die Endempfänger/Firma daraufhin geprüft werden, ob es Embargo-Exportkontrollbeschränkungen oder sonstige einschlägige Bestimmungen gibt, die beachtet oder die Mitnahme gänzlich ausschließen.

Ebenso sollte auf Basis der Zolltarifnummer im Vorfeld geprüft werden, ob die mitzunehmende Ware einer möglichen Freigrenze unterliegt.

Generell empfiehlt es sich, den Endkunden im Zielland frühzeitig einzubeziehen, insbesondere in Bezug auf Dokumentenanforderungen, mögliche Mehrsprachigkeit für den Import sowie die Hinterlegung von Sicherheitsleistungen für eventuelle Abgaben im Zielland oder andere zu beachtende Bestimmungen.

Mitnahme von Akkus und Batterien im Reisegepäck

Waren mit eingebauten Akkus oder Batterien, beispielsweise in Laptops, Smartphones und anderen Geräten, gelten im Luft- und Seeverkehr als potenziell gefährlich (zum Beispiel Lithiumbatterien, Gefahrgutnummer UN3090+UN3091).

Es wird dringend empfohlen, einige Tage vor dem Flug Kontakt mit der Fluggesellschaft aufzunehmen, um zu klären, ob und wie die Waren transportiert werden können – sei es im Handgepäck, aufgegebenem Gepäck oder speziell verpackt durch ein Logistikunternehmen.

Letztendlich liegt die endgültige Entscheidung über den Transport bei dem Piloten am Flugtag, da er für die Sicherheit des Flugzeugs, des Flugs und der Passagiere verantwortlich ist.

Mitnahme von Rückwaren im Reisegepäck

Wenn bereits bei der Abreise sicher steht, dass Waren unverändert wieder in die EU eingeführt werden, bieten sich für Mitarbeiter 2 Möglichkeiten für die Warenmitnahme.

1. Mitnahme von Rückwaren mittels Carnet

Ein „Carnet“ ist ein internationales Zolldokument, das für vorübergehende Ausfuhr und Wiedereinfuhr von Waren in bestimmte Länder verwendet wird. Es dient dazu, Zollformalitäten zu vereinfachen und den temporären Charakter von Waren, die zu Ausstellungszwecken, Messen, Filmproduktionen oder anderen vorübergehenden Anlässen ins Ausland mitgenommen werden, anzuerkennen.

Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, dass von der Ausfuhr aus der EU bis zum Import in die Länder des Abkommens keine Zoll- und Steuerabgaben anfallen. Auch in Deutschland entfallen dabei Einfuhrabgaben wie Zoll und Einfuhrumsatzsteuer.

Es ist wichtig zu beachten, dass das CARNET-Verfahren nur in Ländern angewendet werden kann, die am Verfahren teilnehmen.

Das Carnet kann von der ortsansässigen Handels- und Industriekammern ausgestellt werden. Für den Prozess sollten mind. 2-3 Wochen eingeplant werden.

Nach der Erteilung durch die Industrie- und Handelskammer (IHK) kann der Prozess beginnen. Am Tag des Abflugs wird das CARNET bei der Ab- und Rückreise am Zollschalter vorgelegt und entsprechend abgefertigt.

Die IHK München bietet eine umfassende Übersicht zum Thema CARNET, einschließlich der beteiligten Länder.

2. Mitnahme von Rückwaren ohne Carnet

Wie bereits beschrieben, kann das Carnet-Verfahren nur dann angewendet werden, wenn das Zielland am Verfahren teilnimmt. Ist dies nicht der Fall, dann sollten Unternehmen bei der Mitnahme von Rückwaren folgendes beachten:

Erstellt eine detaillierte Proforma-Rechnung und Packliste in Englisch oder ggf. einer zusätzlichen Sprache gemäß den K&M Vorschriften Export. Verwendet dabei exakte Bezeichnungen (keine Abkürzungen oder technischen Namen), Zieladressen, handelsübliche Preise, Maße, Gewicht, Packstückanzahl, Zolltarifnummern und gegebenenfalls Seriennummern zur Nämlichkeitssicherung.

Neben Namen und Reisdaten sollten die folgende Hinweise hinzugefügt werden:

• „For customs purpose only“
• „Goods return after event“
• „Sample/prototype for exhibition or customer presentation“
• „Technical equipment for photo or film shooting“

Erstellt zusätzlich ein INF3-Dokument, da dieses Dokument den Charakter der Rückwareneigenschaft bestimmt.

Plant mind. 4-5 Tage für die Einreihung/Klassifizierung, Prüfung, Dokumentenerstellung und Gestellung ein, um unnötige Probleme, Verzögerungen, Kosten und Nachlieferungen zu vermeiden.

Es ist wichtig, vorab mit dem Empfänger zu klären, ob zusätzliche Dokumente beim Import benötigt werden (siehe auch K&M Vorschriften Export + Access2markets), und ob im Zielland eine Sicherheitsleistung für eine „vorübergehende Einfuhr“ hinterlegt werden muss, die beim Export ausgelöst wird.

Lege die Dokumente (Proforma, Packliste, INF3) sowie Ware rechtzeitig am Flughafen am Zollschalter vor für eine mögliche Warenbeschau, Abfertigung und Nämlichkeitssicherung durch den Zoll.

Bewahrt die Dokumente nach der Abfertigung sorgfältig auf, da sie bei der Wiedereinfuhr benötigt werden. In diesem Fall ist kein Ausfuhrbegleitdokument (ABD/MRN) erforderlich, sondern eine mündliche Anmeldung beim Zoll ausreichend.

Bei der Wiedereinfuhr sind die oben genannten Dokumente vorzulegen, und die unveränderte Ware, komplett oder teilweise, zu präsentieren, damit die Sendung als „Rückware“ wieder abgefertigt werden kann (siehe Rückwarenabfertigungsvoraussetzungen).

Auch in diesem Fall fallen keine Zoll- oder Steuerabgaben an, aber die Dokumente sind nach der Einfuhrverzollung zwingend aufzubewahren und als ein Dokumentensatz (Export & Import) in der Firma zu archivieren, falls es zu einer Zollprüfung kommen sollte.

Mitnahme von Waren im Reisegepäck, die im Zielland verbleiben

Sollen die Waren im Zielland verbleiben, verläuft der Prozess ähnlich wie bei der Mitnahme von Rückwaren ohne Carnet. Ein paar zusätzliche Punkte die hierbei zu beachten sind:

Neben Namen und Reisdaten sollten die folgende Hinweise hinzugefügt werden:

• „For customs purpose only“
• „Sample/prototype for exhibition or customer presentation“

Die zollabgefertigten Dokumente sind im Anschluss sorgfältig aufzubewahren und nach der Rückkehr in das Unternehmen als Exportpapiere zu archivieren. Sie dienen möglicherweise auch als Nachweis beim Finanzamt für eine steuerfreie Ausfuhr.

In diesem Fall bedarf die Ware keines Ausfuhrbegleitdokuments (ABD/MRN). Stattdessen reicht eine mündliche Anmeldung beim Zoll aus.

Im Zielland werden die Waren ebenfalls am Zollschalter vorgeführt, und dabei wird darauf hingewiesen, dass die Waren importiert werden und im Land verbleiben sollen.

Praxistipps für die Mitnahme von Waren im Reisegepäck

Idealerweise richten sich Mitarbeiter frühzeitig mit alle relevanten Informationen direkt an die Zollabteilung. Oftmals werden Waren transportiert, für die noch keine Einreihung und Klassifizierung vorliegt, oder die noch nicht bewilligt wurden.

Wenn der Export genehmigt ist und der Prozess in Gang gesetzt wird, sollte die Zollabteilung dem Mitarbeiter einen Leitfaden mitgeben. Dieser sollte erklären, wie man sich am Flughafen verhalten soll, die Dokumente kurz erläutern und aufzeigen, ob eventuell Zahlungen erforderlich sind. Dies hilft dabei, Probleme zu vermeiden und sich und das Unternehmen nicht in eine unvorteilhafte Situation zu bringen.

Mit der „Zoll und Reise“ App können sich Mitarbeiter darüber hinaus informieren, welche Waren in welcher Menge eingeführt werden dürfen. Darüber hinaus ist ein Rechner integriert, mit dessen Hilfe man im Handumdrehen herausfindet, welche Mengen der angegeben Ware kostenfrei eingeführt werden darf.